複数人とミーティングを行う際の日程調整の手間を削減し、業務効率をアップさせる機能です。
日程調整には以下の作業があります。
- スケジュールの確認
- 相手へ候補日を連絡
- 相手からの返答を受けて調整
- 相手に確定した日程の連絡
上記をメールでやりとりすると、メールを書いたり返信を管理したりと非常に煩雑です。
また記述ミス、連絡漏れ、ダブルブッキングなどが発生する可能があります。
これらの手間をまとめて自動化する機能がミーティングアレンジです。
ミーティングの種類
ミーティングの種類は利用用途に応じて選択してください。
1on1とグループ
- 1on1
調整相手ごとに個別の日程を調整します。
※日程候補の選択形式で個別の日程を調整します。 - 「グループ」
調整相手が揃って参加できる日程を調整します。
※日程候補のアンケート形式で全員が揃う日程を調整します。(予約受付[グループ]を除く)
※予約受付[グループ]は日程候補の選択形式で、開催人数が揃う日程を調整します。
社内と社外
- 社内
社内の人とミーティングアレンジを利用して調整します。
[手順]
- 主催者が日程候補を作成して日程調整依頼します。
- 調整相手に通知が自動で送信されます。
- 調整相手から返答があれば、日程確定や返答のポータル通知が主催者へ届きます。
- 社外
社外の人とミーティングアレンジの日程調整ページを利用して調整します。
[手順]
- 主催者が日程候補を作成すると、自動で日程調整ページが作成されてURLが表示されます。
- 日程調整ページのURLを調整相手にメールなどで案内します。
- 調整相手から返答があれば、日程確定や返答のポータル通知が主催者へ届きます。
以下の事項が自動化されます。
- 日程候補の公開
日程調整ページの作成
編集した日程候補の反映
空き状況の反映 - 調整相手から返答の受付
主催者へ返答の通知
調整相手へ受付メールを送信 - 日程の確定
NI Collabo 360のスケジュールに反映
Web会議を指定した場合に会議URLの発行
調整相手へ日程確定メールを送信 - ミーティング前日の確認
調整相手へリマインドメールの送信 - 日程変更及びキャンセル
調整相手からの日程変更及びキャンセルの受付（※機能により制限があります）
NI Collabo 360のスケジュールに反映
アポイントと予約受付
- アポイント
非定型の日程調整（例：お客様先へ訪問で移動に90分かかる、3社集まって面談など）に適しています。
1つの日程が確定すると自動的にミーティングアレンジが完了となり、日程公開ページの受付を停止します。 - 予約受付
定形的な日程調整（例：Web会議の商談60分用、面接用、来客用など）に適しています。
同じ日程候補(日程調整ページのURL)を複数の人に案内して利用することができます。
日程公開ページは返答期限が切れるまで返答を受付け、主催者が完了または中止にすることで公開を停止します。
日程調整の状態
日程調整の状態は以下の通りです。
| 状態 | 説明 |
|---|---|
| 下書き | 主催者が日程調整の内容を作成中の状態です。 |
| 社内調整中 | 主催者が日程調整を社外に依頼する前に、社内の参加者に確認を行っている状態です。 参加者には通知が届き、返答が揃うと未公開の状況へ変わります。 ※社内調整を使用した場合のみこの状態が存在します。 |
| 未公開 | 社内の返答がそろった状態です。 主催者には通知が届くので、日程公開ページを公開します。 ※社内調整を使用した場合のみこの状態が存在します。 |
| 調整中 | 主催者が日程調整依頼をして調整中の状態です。 調整相手は返答期限までに返答します。 返答が揃うと返答回収済の状況へ変わります。 ※ミーティングの種類がミーティングの場合は調整相手に通知が届きます。 ※ミーティングの種類がアポイントまたは予約受付の場合は日程調整ページのURLを案内します。 |
| 返答回収済 | 調整相手の返答がすべて揃った状態です。 主催者に日程確定依頼の通知が届くので日程を確定します。 調整相手は日程が確定するか返答期限まで返答の編集が可能です。 ※自動で日程を確定する場合、この状態を経ず完了になります。 |
| 中止 | 日程調整を中止した状態です。 ※日程調整の編集はできない状態になります。 ※日程調整ページは非公開になり、新規の返答の受付を停止します。 |
| 完了 | 日程調整が完了した状態です。 ※日程調整の編集はできない状態になります。 ※日程調整ページは非公開になり、新規の返答の受付を停止します。 |
