請求書を作成するためには、請求先を登録する必要があります。
請求先の登録方法は2通りあります。
1件ずつフォームで登録する場合は「請求先フォーム」を参照してください。
CSVファイルを利用してデータを一括登録する場合は「請求先CSV入力」 を参照してください。
請求先フォーム
- マイパレットから請求先を登録するアイコンをクリックします。
⇒新規登録画面が表示されます。
※検索画面の新規登録ボタンからも請求先を登録できます。 - 各項目を入力します。
- 最後に「保存」ボタンをクリックし、内容を保存します。
■各項目の補足
- 請求先コード：システム内で重複しない値を入力してください。
- 請求先名：請求先の名称を入力します。請求書の作成、メール送信、請求マイページなどで請求先に公開される名前になります。
- 部署名、担当者名、敬称：請求書の作成時やメール送信時に利用されます。
- E-mail：請求マイページ開設案内や請求書発行のメールなど請求先に連絡する際のメインのメールアドレスになります。（パスワード再発行時の宛先などにもなります）
- サブE-mail1、サブE-mail2、サブE-mail3：請求書発行、請求書発行リマインドのメール送信時にCCとして送信されます。
- 書類発行方法：マイページを選択すると、請求マイページに請求書を公開します。
また、Yourpageライセンスを利用中としてカウントします。
停止にするとライセンスにカウントされません。
スポットを選択すると、通数を消費して請求書ダウンロードURLを通知します。 - マイページログインID：請求マイページにログインするためのIDです。ここを変更すると請求先が請求マイページにログインするためのIDが変更されます。
- 宛先振替：この項目を入力すると指定の請求先に振り替えて請求書を発行します。宛先振替の指定先にのみ請求書が作成されます。
請求先CSV入力
CSV形式のテキストファイルを利用して、請求先を一括登録できます。
登録データが大量にある場合や他システムのデータを活用する場合などに、CSV読み込み機能をご利用ください。
- 請求先（リスト表示）画面を表示します。
- 「データ操作」ボタンをクリックし、メニューから「CSV入力」をクリックします。
⇒CSV入力画面が表示されます。 - 読み込むファイルを準備します。
システム設定＞Sales Billing Assistant＞請求先／CSV取込設定で指定したフォーマットのファイルを添付します。
※上記と同じフォーマットが手元にない場合は、CSVファイルのサンプルを利用してください。
その場合は、「CSVファイルのサンプルはこちらからダウンロードしてください。」リンクをクリックし、サンプルファイルをダウンロードします。
ダウンロードしたサンプルファイルを開き、画面を参考に情報を入力してください。
また、1行目は項目名として読み込んでください。
※読み込むファイルの注意点は、以下「読み込みの注意点」を参照してください。 - 作成したファイルを取り込みます。
「ファイルを選択」ボタンをクリックし、読み込むファイルを選択します。 - 読み込み条件を指定します。
各設定の詳細は、以下「読み込み条件」を参照してください。 - 「読み込み」ボタンをクリックします。
⇒ 一括登録処理が実行されます。 - 完了後、処理結果が表示されます。
「確認完了」ボタンをクリックすると、再度CSV入力画面に戻ります。
エラーが発生した場合は、画面にエラー内容が表示されます。エラー原因を調べて再実行してください。
■読み込みの注意点
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 形式 | カンマ区切りのテキストファイル ※読み込み可能なデータは、カンマ区切りのテキストファイル（CSVファイル：拡張子csv、またはtxt）の形式のみ操作できます。 読み込むファイルの作成・編集にて、Microsoft Excelを利用し保存する際、拡張子をxlsxに変更された場合には読み込めませんのでご注意ください。 また、一旦Excelファイル形式（拡張子「.xlsx」など）で保存した後、拡張子のみ変更した場合も同様にファイル形式が異なるため利用できません。 Excelファイル形式で保存したファイルからカンマ区切りのファイル形式を作成したい場合は、メニューの「ファイル」＞「名前を付けて保存」により「ファイルの種類」で「CSV（カンマ区切り）（＊.csv）」を選択して保存してください。 |
| 必須項目 | 画面に「＊」が表示されている項目は必須項目です。必ず入力してください。 |
| マスタ項目 | マスタ項目は事前にマスタを設定してください。 また、CSVファイルにはマスタに存在する内容を入力してください。 |
| 数値データ | 数値データは必ず半角で入力してください。 3桁区切りのカンマ付データを入力すると、正常な読み込み処理ができません。 |
| データ件数 | 一度に100,000件まで登録できます。 制限を超える場合は、分割して読み込みを実行してください。 |
| 重複データ | 重複チェックがかかったデータは登録できないため、内容を修正してください。 |
■読み込み条件
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 先頭行 | 1行目が項目名である場合にチェックを入れます。 |
| 文字コード | 読み込むファイルの文字コードを選択します。 |
| 同一ファイル | 同じファイルを読み込んでいることをエラーで表示する場合にチェックを入れます。 |
◆関連情報
- Sales Billing Assistantに登録済みの請求先を一括更新したい場合は、更新用ファイルを利用してください。
読み込むファイルを準備する手間を軽減できます。
更新用ファイルは請求先（リスト表示）画面から出力できます。
「データ操作」ボタンをクリックし、メニュー「更新用出力」をクリックするとファイルがダウンロードされます。
請求先の書類発行方法、郵送依頼内容を一括更新する
請求先の書類発行方法、郵送依頼内容を一括で変更できます。
- 請求先（リスト表示）画面で変更する対象を一覧に表示します。
変更する対象を選択する場合は、対象にチェックを入れてください。 - 「一括操作」ボタンをクリックし、メニューからチェックした情報「一括更新」または検索結果すべて「一括操作」をクリックします。
⇒一括更新ダイアログが表示されます。 - 変更する項目にチェックを入れ、変更後の情報を選択します。
- 最後に「一括更新」ボタンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されます。
実行する場合は、「はい、実行します。」にチェックを入れて「実行」ボタンをクリックしてください。