NI Collabo 360

ファイル管理

文書BOX、文書ファイルの一覧表示、文書ファイルの一括アップロード、文書BOX編集、文書ファイルの一括ダウンロード、一括削除ができます。文書のメンテナンスにご活用ください。

文書ファイルをまとめてアップロードする

補足

  • まとめてアップロードするためには、文書共有管理者権限が必要です。
    また「システム設定＞NI Collabo 360＞文書共有管理／権限設定」で文書共有管理者への全権付与を与える必要があります。
  1. システム設定の「NI Collabo 360」タブより「文書共有管理」の「ファイル管理」を選択します。
    ⇒「文書共有管理／ファイル管理」画面が表示されます。
  2. まとめてファイルをアップロードしたい文書BOX名の横の「アップロード」をクリックします。
  1. アップロードしたいファイルを選択します。
  1. ルーム内容を編集し、「実行」ボタンをクリックします。

補足

ファイルアップロード時の注意事項

  • 1ファイルあたりのサイズの上限は最大100MBです。
    ファイルサイズは、基本設定＞共通／添付ファイル容量で変更が可能です。
  • 同時にアップロードできるファイル数は100枚までです。
  • クラウドサービスをご利用の場合、7:30から10:30、16:30から18:30の時間帯は、まとめてファイルのアップロードはできません。

ファイル所有者について
ファイル所有者は、全権限が付与された管理者権限扱いになります。
所有者は、アクセス制限による制限はかかりません。
まとめてアップロードした場合、ファイルの所有者はログインユーザーになります。

文書ボックスを編集する

  1. システム設定の「NI Collabo 360」タブより「文書共有管理」の「ファイル管理」を選択します。
    ⇒「文書共有管理／ファイル管理」画面が表示されます。
  2. 編集したい文書BOX名の横の「編集」をクリックします。
    ⇒ルームの編集画面が立ち上がります。
  1. ルーム内容を編集し、「更新」ボタンをクリックします。

補足

  • 文書を編集するためには、文書の編集権限が必要です。

文書ボックス・文書ファイルを一括削除する

  1. システム設定の「NI Collabo 360」タブより「文書共有管理」の「ファイル管理」を選択します。
    ⇒「文書共有管理／ファイル管理」画面が表示されます。
  2. 削除するBOX名・ファイル名横のチェックボックスにチェックするもしくは、ボタンをクリックして一括チェックを入れ「一括削除」ボタンをクリックします。
    ⇒一括削除の確認ダイアログが表示されます。
  3. 実行する場合は、「はい、削除します。」にチェックを入れ、「一括削除」ボタンをクリックします。

補足

  • 削除したデータは復旧できません。削除するさいはご注意ください。

改版したファイルを消去する

補足

  • 文書共有管理機能の改版機能は、改版を繰り返すと利用容量を圧迫する可能性があります。
    この機能は、古いファイルのメンテナンスや容量削減手段としてご活用ください。
    なお、操作画面（運用画面）より、改版ファイルを個々に削除することもできます。
  1. システム設定の「NI Collabo 360」タブより「文書共有管理」の「ファイル管理」を選択します。
    ⇒「文書共有管理／ファイル管理」画面が表示されます。
  2. 消去対象の文書BOXあるいは、文書ファイルを選択します。
  3. 消去しないファイル版数を指定し、「ファイル消去」ボタンをクリックします。
    ⇒一括削除の確認ダイアログが表示されます。
  4. 実行する場合は、「はい、削除します。」にチェックを入れ、「一括削除」ボタンをクリックします。
項目名称説明
文書BOX名登録されている全文書BOXおよび、文書ファイルが表示されます。
クリックすると、文書BOXは登録された文書ファイル一覧が表示され、文書ファイルをクリックした場合は、該当ページを表示します。
文書ファイル名
編集クリックすると文書BOXの編集画面が開きます。
ファイル数文書BOXに登録しているファイル数が表示されます。
保管する版数文書ファイルが改版できる版数が表示されます。
※実際の版数は、文書ファイルタイトル横に表示されます。
総使用量保存されている版全ての容量が表示されます。

ファイルを一括ダウンロードする

補足
この機能は、サーバー容量確保などでファイルを一括削除する前にまとめてバックアップしたい時にご活用ください。

  • 文書共有管理者かつ、文書共有管理者への全権付与を与えている場合に一括ダウンロードできます。
  • ダウンロード対象は最新の版のみダウンロード可能です。
  • 複数の文書BOXを選択する場合、一度にダウンロードできるファイル数上限は2,000個になります。
  • 一度にダウンロード可能な合計ファイルサイズは500MBまでとなります。
  1. システム設定の「NI Collabo 360」タブより「文書共有管理」の「ファイル管理」を選択します。
    ⇒「文書共有管理／ファイル管理」画面が表示されます。
  2. 一括ダウンロード対象の文書BOXを選択し、「一括ダウンロード」ボタンをクリックします。
    ⇒「文書共有管理／ファイル管理（一括ダウンロード）」画面が表示されます。
  3. 一括ダウンロードするファイルを選択し、「一括ダウンロード」ボタンをクリックします。
    ⇒選択したファイルをZIP形式で1枚のファイルに圧縮してダウンロードできます。
項目名称説明
タイトル文書BOXとタイトルが表示されます。
ファイルファイル名が表示されます。
リンクをクリックするとファイルをダウンロードできます。
サイズ最新の版のファイルサイズが表示されます。
最新更新情報最新の更新した日時、更新者が表示されます。
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