運用を始める前に次の準備が必要です。
国税関係書類で電子データとして保存する書類を決め、各保存方法に必要な事務の手続きを明らかにする書類、または規程を作成します。
[必要な準備]
| 電帳法の類型 | 必要な準備 | 根拠法令 |
|---|---|---|
| B.電子帳簿等保存(書類) | 1.操作説明書 2.事務手続を明らかにした書類 | 電帳法施行規則第2条第3項 (国税庁 電帳法一問一答【帳簿書類関係】) |
| C.スキャナ保存 | 1.操作説明書 2.事務手続を明らかにした書類 3.スキャナによる電子化保存規程 | 電帳法施行規則第2条第6項第1号ロ・第7号 (国税庁 電帳法一問一答【スキャナ保存関係】) |
| D.電子取引 | 4.電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程 | 電帳法施行規則第4条 (国税庁 電帳法一問一答【電子取引関係】) |
※Sales Billing Assistantについては4の規程は不要です。
[成果物]
| 必要な準備 | 法令で求められている内容 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 1.操作説明書 | システムの操作説明書 | 弊社のオンラインマニュアルが該当 |
| 2.事務手続を明らかにした書類 | 適切な電子保存をすることを目的として、責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続を明確にしたもの | お客様にて社内ルール化が必要国税庁のHPにサンプルがあり、それを参考に作成 |
| 3.スキャナによる電子化保存規程 | 業務サイクルに応じた入力事務を行うことによる改ざん防止を目的として、作業責任者、処理基準、判断基準等やワークフローなどの企業の方針を定めたもの | |
| 4.電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程 | 電子取引データの真実性を確保することを目的として、正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理のルールを定めたもの |
※上記2～4は国税庁のHPにてサンプルが公開されています。
2の書類については3の規程と内容が重複するため、3の規程にまとめることが可能です。
また、2～4をまとめて『電子帳簿保存法に係る事務手続及び事務処理を定めた規程』など、1つの規程として作成することもできます。