▶ 安否確認の候補とは
NI Collabo NOW！の安否確認は、社員ごとに登録された地域区分をもとに自動発報されます。 そのため、出張や外出で普段と違う地域にいる社員には、被災地域にいても安否確認が届きません。 「安否確認の候補」は、自動発報のあとに、被災地域にいる可能性のある社員を在席状況とスケジュールから探し出し、お知らせする機能です。
▶ 安否確認の候補
地震や津波で安否確認が自動発報されると、続けて次のことを行います。
- 在席状況とスケジュールから、被災地域にいると想定される社員を探します。
- 見つかった社員を「安否確認の候補」として一覧にします。
- 「NOW！要求可能社員」と「防災管理者」に、新着通知でお知らせします。
候補の社員にNOW！要求を自動では送りません。在席状況やスケジュールの書き方から居場所を推定しているため、候補の一覧で居場所を確かめ、必要と判断した社員にNOW！要求してください。
補足
- 続報が発表された場合、その時点で候補を調べて新しく候補になった社員を一覧に加えます。
- 一度候補になった社員は、続報で当てはまらなくなっても安否確認の候補からは消えません。
- 自動発報の対象者がいない場合も、安否確認の候補を探します。候補が見つかると、その災害が安否状況一覧とポータルに表示されます。
- 安否確認の候補を探すのは、自動発報のおおよそ5分後～60分後です。
▶ 安否確認の候補のお知らせ（新着通知）
安否確認の候補が見つかると、新着情報に「NI Collabo NOW！」の通知が届きます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 届く社員 | システム設定で「NOW！要求可能社員」「防災管理者」に設定されている社員 両方に設定されている社員には1通だけ届きます |
| 届くタイミング | 1つの災害につき1回、候補が初めて見つかったときに届きます 続報で候補が増えても、改めては届きません |
| 件名 | 先頭に候補の人数、続けて災害の情報が入ります 例：安否確認の候補 1人（震度7 ○○） |
| 通知を開くと | 「安否確認の候補」の一覧が開きます |
※NI Attention！、SFAssist をお使いの場合は、そちらにも通知が届きます。
※続報で調べ直した候補は、通知から開いた一覧に反映されています。
▶ 安否確認の候補を確認してNOW！要求する
- 新着通知をクリックします。
または、メニューパレットより
NI Collabo NOW！アイコンをクリックし、「NI Collabo NOW！（安否状況一覧）」画面で災害を開いて、安否確認の候補タブをクリックします。
⇒「安否確認の候補」の一覧が表示されます。 - 「行先／スケジュール」をクリックし、その社員がいまどこにいるかを確かめます。
⇒在席状況、またはスケジュールの週表示が開きます。 - NOW！要求する社員にチェックを付けます。
見出しのチェックボックスで、表示中の社員をまとめて選べます。 - ボタンをクリックします。
⇒チェックした社員が送信先に入った状態で、NOW！要求の画面が開きます。 - メッセージなどを入力し、NOW！要求します。
⇒候補の一覧に戻ると、要求した社員の応答状況が「未応答」に変わります。
補足
- 「行先／スケジュール」に表示される文字は、候補を調べた時点の情報です。クリックして開く在席状況やスケジュールは最新の情報です。現在の状況を確かめてから候補にするかを判断してください。
- スケジュールは、そのスケジュールの前日から週表示で開きます。前後の日の予定から、どこにいるのか見当を付けられます。
- すでに応答している社員は、重複して要求しないよう、あらかじめチェックが外れています。
- NOW！要求しても、候補の一覧から社員は消えません。
- アクセス制限のあるスケジュールも件名は一覧に表示されますが、権限が無ければ内容は表示されません。
一覧の項目
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 応答状況 | 「確認候補」「未応答」「直近未応答」「応答済」のいずれか |
| 社員 | 社員名と部署です。クリックすると社員名簿が開きます |
| 行先／スケジュール | 候補になった理由です。在席状況は「行先・補足」、スケジュールは件名を表示します クリックすると、在席状況やスケジュールが開きます |
| 地域区分 | 推定した居場所の地域区分です |
応答状況
| 応答状況 | 説明 |
|---|---|
| 確認候補 | まだNOW！要求していない社員です |
| 未応答 | NOW！要求したが、まだ応答していない社員です |
| 直近未応答 | 一度応答したあとに再要求し、まだ応答していない社員です |
| 応答済 | 応答した社員です |
▶ 候補の一覧から応答する
自分が候補に挙がっていて、すでにNOW！要求が届いている場合は、候補の一覧にボタンが表示されます。
安否状況一覧に戻らなくても、この画面から応答できます。
- ボタンをクリックします。
⇒応答の画面が開きます。 - 回答を入力し、応答します。
⇒候補の一覧で、自分の応答状況が「応答済」に変わります。
※候補に挙がっていても、まだNOW！要求が届いていない場合はボタンは表示されません。
▶ 候補になる社員・ならない社員
使う在席状況とスケジュール
区分の名前に、次のいずれかの言葉が含まれる在席状況とスケジュールを使います。
- 外出／出張／直行／直帰／移動／訪問
- 在宅／テレワーク／リモート
区分の無いスケジュールは、件名で判断します。
「在社」や「会議」など、社内にいると判断し候補の対象にはしません。
在席状況は「行先・補足」、スケジュールは「場所」を参照します。スケジュールの場所が空のときは件名を参照します。
| 書き方 | 例 | 読み取り |
|---|---|---|
| 地名 | 仙台市、つくば市、いわき | その地にいるとみなします |
| 拠点・駅・施設 | 盛岡支店、水戸駅北口、秋田空港、前橋市役所 | 地名の部分から判断します |
| 地名＋顧客名 | 郡山 ○○製作所、八戸（○○工業） | 顧客名を除いて地名から判断します |
| 県名・地方名 | 宮城出張、東北方面 | その県・地方に含まれる地域で判断します |
| 移動 | 大阪→仙台、名古屋から水戸へ、AM八戸 PM一関 | 地震の時刻から、出発地と目的地のどちらにいたかを決めます（「移動中の社員」を参照） |
| オンライン・来社 | 山形支店とWeb会議、会津若松のお客様が来社 | 相手の場所とみなし、候補にしません |
| 在宅で拠点と打ち合わせ | 在宅 山形支店とMTG | 自宅から打ち合わせているとみなし、候補にしません |
移動中の社員
移動のスケジュールの時間中に地震が起きた場合は、前半なら出発地、後半なら目的地にいたとみなします。
| 地震の時刻 | 居場所 |
|---|---|
| 移動が始まる前 | そのスケジュールは使いません |
| 移動が始まった日の前半 | 出発地 |
| 移動が始まった日の後半 | 目的地 |
| 次の日以降、または移動が終わったあと | 目的地 |
例：10時～16時の「大阪→仙台」の場合、12時の地震なら大阪、15時の地震なら仙台にいたとみなします。
※終日のスケジュールと在席状況は、システム設定の就業時間で前半と後半を分けます。
地震の当日に予定が無い出張
出張の行きと帰りの日にだけ予定を入れている場合も、前後10日間の移動のスケジュールから滞在先を割り出します。
このとき一覧の「行先／スケジュール」には行きのスケジュールの件名を表示し、クリックするとその移動日を含む週が開きます。
候補の対象にならない社員
- すでに安否確認が届いている社員（自動発報のほか、NOW！要求を送った社員も含みます）
- NI Collabo NOW！を利用できない社員
- 閲覧制限を付けたスケジュールにしか予定が無い社員
- 在席状況もスケジュールも記入していない社員
▶ 安否確認の候補を参照できる社員
候補の一覧を開けるかどうかは、システム設定「セキュリティ ＞ 制限／権限ロール」の、NI Collabo NOW！の「その他」にある「安否確認の候補」で設定します。安否確認の候補の参照を制限したい場合は、権限ロールを設定してください。
※NOW！要求ができない社員も、候補の一覧を参照することはできます。この場合は、チェックボックスとボタンが表示されず、参照のみになります。