メール取込機能を利用すると、自動的にアプローチ情報（履歴）および関連するパーソン情報、イベント進捗を自動登録することができます。
この自動取込みを実行するためには、システム設定画面にて取込ルールを設定しなければなりません。
※メール取込機能の概要は、「構成図」をご参照ください。
ここでは、取込ルール設定とその制約についてご説明いたします。
※「メール取込ルール」・・・「件名にXXを含む」メールなど製品に取込みたいメールの条件のこと。
メール取込ルールを登録する
注意
メール取込みルール設定は、Approach DAMシステム設定マニュアルにも記載しています。
- システム設定の 「製品名タブ（Approach DAM）」の「メール取込」の「メール取込ルール」を選択します。
⇒「メール取込／メール取込ルール」画面が表示されます。 - 「新規登録」ボタンをクリックします。
⇒新規登録画面が表示されます。 - 必要事項を入力し、最後に「保存」ボタンをクリックします。
| 項目名称 | ||
|---|---|---|
| 名称 | メール取込ルール名を任意に入力します。 | |
| 有効 | このメール取込ルールを即時有効にする場合は、「有効」を選択します。 | |
| 取込フォーマット | 取込フォーマットを新規に作成する場合は、「新規登録」ボタンをクリックします。 ※取込フォーマットの詳細は、「メール取込フォーマットを登録する」参照してください。 | |
| 条件 | ||
| 条件一致 | 設定した対象について「すべての条件に一致する」あるいは「いずれかの条件に一致する」を選択します。 | |
| 対象 | 対象のメール種類を選択します。 | |
| 値 | 「対象」にて選択した種類に対する内容（値）を入力します。 ※「メール本文が全て英文字」の場合は、「真」か「偽」を選択します。 ※値が複数ある場合は、改行して入力してください。 | |
| 条件 | 「値」にて入力された内容の条件を選択します。 | |
| 追加 | 新たに条件を追加する場合は、「追加」ボタンをクリックします。 ⇒新しい項目が追加されます。 | |
| アクション | ||
| 対象 | 条件に合致した場合、「何もしない」「登録：アプローチ情報」のいずれかを選択します。 | |
| 何もしない | 動作は行われません。 | |
| 登録：アプローチ情報 | メール情報から推定されたアプローチ情報を自動作成します。 顧客情報やパーソン情報も作成されます。 この時、担当者にセットされる条件として以下の順番にセットされます。 1.メール本文内で指定された担当者 2.メール本文内で指定された顧客情報の担当者 3.メールの宛先のアドレスを持つ社員 4.デフォルトで設定された社員 | |
| 値 | ー | |
自動作成される各情報の構成と制約
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| アプローチ情報 | アプローチ内容に配信タイトルおよびメール件名が登録されます。 添付ファイルはアプローチ情報の添付ファイルとして保存されます。 「顧客情報」が入力されている場合、該当の顧客情報と紐づきます。 |
| 顧客情報 | 類似検索結果・登録などの情報はジャーナルに記録されますのでご確認ください。 「パーソン情報」が入力されている場合は、パーソン情報と紐付きます。 顧客情報未入力時は、顧客名が「未登録顧客」の情報を作成し紐付きます。 |
| パーソン情報 | 類似検索結果・登録などの情報はジャーナルに記録されますので確認してください。 「顧客情報」に類似・登録済み・入力がある場合は、その顧客情報と紐付きます。 |
| イベント進捗 | 登録済みのイベント名が入力されている場合のみ、イベント情報とアプローチ情報が紐付けられます。 |