▶ 本ドキュメントについて
NIコンサルティング（以降、弊社）が提供する可視化経営システムのいくつかの製品は「電子帳簿保存法」に定められる法的要件を満たす仕組みが標準で備わっています。
この法的要件を満たすにはそれらの仕組みを適切にご利用いただく必要がありますので、運用を始めるにあたり注意すべきポイントなどを本ドキュメントでご説明します。
なお、本ドキュメントは電子帳簿保存法の内容及びその対応についてすべての内容が最新であること、または正しいことを保証するものではなく参考情報としてご提供しています。
その旨をあらかじめご了承くださいますようお願い申し上げます。
電子帳簿保存法の詳細については国税庁のホームページをご覧いただくか、管轄税務署または自社の顧問税理士などにご相談ください。
▶ 対象製品・対象機能
本ドキュメントで対象となる弊社製品や機能は次のとおりです。
- NI Collabo 360 「経費精算」、「支払管理」（バージョン「8.0.26」以上）
- NI Collabo 360 電帳法ストレージオプション
- Sales Quote Assistant
- Sales Billing Assistant（バージョン「1.0.15」以上）
▶ 国税関係書類と製品機能の関係
| 書類 | 製品名 |
|---|---|
| 領収書 受領 | NI Collabo 360 経費精算 |
| 請求書 受領 | NI Collabo 360 支払管理 |
| 請求書 発行（控え） | Sales Billing Assistant |
| 見積書 発行（控え） | Sales Quote Assistant |
| その他国税関係書類 | NI Collabo 360 電帳法ストレージオプション |
▶ 電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法とは
正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）」を一般的に「電子帳簿保存法」（あるいは電帳法）と呼び、各税法で原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類を電子データとして保存することを可能にすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務を定めた法律を指します。
電子データの記録は電子帳簿保存法上、4種類に区分されます。
それら区分と対応する弊社の製品・機能は次のとおりです。
| 法令上の類型 | 具体例 | 適用される電帳法の要件 | 関連製品 | |
|---|---|---|---|---|
| 国税関係帳簿 | 取引全体の記録 ・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・現金出納帳 | A.電子帳簿保存 （電帳法第4条第1項） | なし | |
| 国税関係書類 | 決算関係書類 | 決算のために作成した書類 ・貸借対照表 ・損益計算書 ・棚卸表 | B.電子帳簿等保存(書類) （電帳法第4条第2項） | なし |
| 取引関係書類 | コンピュータで作成し、紙で発行した取引書類の控え ・請求書(控え) ・見積書(控え) | ・NI Collabo 360 電帳法ストレージオプション ・Sales Quote Assistant ・Sales Billing Assistant | ||
| 紙で受領した取引書類 ・領収書 ・請求書 ・発注書 | C.スキャナ保存 （電帳法第4条第3項） | ・NI Collabo 360 経費精算 支払管理 電帳法ストレージオプション | ||
| 電子取引 | 紙を用いず電子で完結した取引データ（受取/発行） ・メール ・Web請求書 ・ペーパーレスFAX | D.電子取引データ保存 （電帳法第7条） | ・NI Collabo 360 経費精算 支払管理 電帳法ストレージオプション ・Sales Quote Assistant ・Sales Billing Assistant | |
※各税法において帳簿書類は原則として7年～10年の保存が義務付けられています。
電子帳簿保存法でこれらを電子データとして保存することができます。
スキャナ保存の法定保存期間、NI製品の契約継続が必要です。
「B.電子帳簿等保存（書類）」要件への対応
自己が一貫してコンピュータで作成し、紙で発行した書類（見積書、請求書、納品書など）の控えをオリジナルの電子データで保存する場合
| 法的要件 | 対応者 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 見読可能装置の備付け | 利用者 | 出力条件を満たすディスプレイとプリンタを用意する。 |
| 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け | 利用者 | 事務手続きを明らかにした書類を作成して記載のとおりに運用する。 |
| 検索機能の確保（税務職員のダウンロードの求めに応じる場合は不要） | システム対応 | 「取引先」「日付」「金額」など主要な検索項目に対応。 |
「C.スキャナ保存」要件への対応
紙で受領した書類（請求書、領収書、注文書など）をデータ化して保存する場合
| 法的要件 | 対応者 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 入力期間の制限 | 利用者 | 業務の処理に係る通常の期間（最大2ヵ月＋7営業日）以内にシステムへ適切な登録を行う。 |
| 一定水準以上の解像度・カラーによる読み取り | 利用者 | 解像度200dpi以上・カラー画像（256階調以上）で書類の読み取り及び保存を行う。 ※4ポイントの文字が認識できる各種機器の設定が必要。 ※一般書類の場合、グレースケールでの保存可。 |
| タイムスタンプの付与保存 （または代替措置） | システム対応 | 電子データを改ざん不可のシステムで保存を行う。 ※タイムスタンプの付与は行いません。 |
| 解像度及び階調情報の保存 | システム対応 | アップロードされた書類の解像度、階調を保存。 ※pdf、jpegのファイルが対象。 |
| ヴァージョン管理 | システム対応 | 読み取ったデータに不備があった場合に改版が可能。 |
| 入力者等情報の確認 | システム対応 | ファイルをアップロードしたユーザー及び、書類の入力を確認したユーザー情報とそれぞれの日時を保存。 |
| スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 | 利用者 | 相互に検索できるように情報を残すことが必要。 ※方法は複数あり一例としては以下。 例1：帳簿に取引先または書類番号など紐づく情報を記載 例2：備考に帳簿と紐づく情報（帳簿IDなど）を記載 |
| 見読可能装置の備付け／整然・明瞭出力 | 利用者 | 出力条件を満たすディスプレイとプリンタを用意する。 |
| 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け | 利用者 | 事務手続きを明らかにした書類、事務処理に関する規程を作成して記載のとおりに運用する。 |
| 検索機能の確保（税務職員のダウンロードの求めに応じる場合は範囲検索、組み合わせ検索不要） | システム対応 | 「取引先」「日付」「金額」など主要な検索項目に対応。 |
※一般書類の取り扱いについては国税庁のホームページをご参照ください。
※タイムスタンプの代替措置
弊社のクラウドまたはホスティングサービスで有効です。
買取環境（オンプレミス）では非改ざん性を証明することができないため対象となりません。
「D.電子取引」要件への対応
電子的に授受した取引情報（請求書、領収書、注文書など）をデータで保存する場合
| 法的要件 | 対応者 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 真実性の確保 | 利用者 | 電子取引の事務処理規程とおりの運用を実施する。 ※タイムスタンプの付与は行いません。 |
| 見読可能装置の備付け | 利用者 | 出力条件を満たすディスプレイとプリンタを用意する。 |
| 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け | 利用者 | 電子取引の事務処理規程を作成して記載のとおりに運用する。 |
| 検索機能の確保（税務職員のダウンロードの求めに応じる場合は範囲検索、組み合わせ検索不要） | システム対応 | 「取引先」「日付」「金額」など主要な検索項目に対応。 |
※Sales Billing Assistantは電子取引の事務処理規程は必要ありません。
真実性の確保として「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムで取引情報を授受及び保存を行う」という要件に該当するため。
▶ 電子保存を始める際に必要な準備
運用を始める前に次の準備が必要です。
国税関係書類で電子データとして保存する書類を決め、各保存方法に必要な事務の手続きを明らかにする書類、または規程を作成します。
[必要な準備]
| 電帳法の類型 | 必要な準備 | 根拠法令 |
|---|---|---|
| B.電子帳簿等保存(書類) | 1.操作説明書 2.事務手続を明らかにした書類 | 電帳法施行規則第2条第3項 (国税庁 電帳法一問一答【帳簿書類関係】) |
| C.スキャナ保存 | 1.操作説明書 2.事務手続を明らかにした書類 3.スキャナによる電子化保存規程 | 電帳法施行規則第2条第6項第1号ロ・第7号 (国税庁 電帳法一問一答【スキャナ保存関係】) |
| D.電子取引 | 4.電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程 | 電帳法施行規則第4条 (国税庁 電帳法一問一答【電子取引関係】) |
※Sales Billing Assistantについては4の規程は不要です。
[成果物]
| 必要な準備 | 法令で求められている内容 | 対応方法 |
|---|---|---|
| 1.操作説明書 | システムの操作説明書 | 弊社のオンラインマニュアルが該当 |
| 2.事務手続を明らかにした書類 | 適切な電子保存をすることを目的として、責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続を明確にしたもの | お客様にて社内ルール化が必要国税庁のHPにサンプルがあり、それを参考に作成 |
| 3.スキャナによる電子化保存規程 | 業務サイクルに応じた入力事務を行うことによる改ざん防止を目的として、作業責任者、処理基準、判断基準等やワークフローなどの企業の方針を定めたもの | |
| 4.電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程 | 電子取引データの真実性を確保することを目的として、正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理のルールを定めたもの |
※上記2～4は国税庁のHPにてサンプルが公開されています。
2の書類については3の規程と内容が重複するため、3の規程にまとめることが可能です。
また、2～4をまとめて『電子帳簿保存法に係る事務手続及び事務処理を定めた規程』など、1つの規程として作成することもできます。