精算期日や経費精算担当者など経費精算機能を利用するための情報を設定します。
基本設定する
- システム設定の「NI Collabo 360」タブより「経費精算」の「基本設定」を選択します。
⇒「経費精算／基本設定」画面が表示されます。 - 必要事項を設定し、最後に「保存」ボタンをクリックします。
| 項目名称 | 説明 |
|---|---|
| 管理番号・件名 | |
| 管理番号の書式 | 作成している経費精算が申請されたときに自動で振られる番号を設定します。 初期値：EX%y%m-%N%N%N （%Y:年4桁、%y:年2桁、%M:月記号、%m:月2桁、%d:日2桁、%FY:年度（西暦）、%P:年（和暦）、%FP:年度（和暦）、%FM:月度2桁、%G:部署コード、%N:番号） 自動で連番を割り振るフォーマットは上記のみとなります。 %FYと%FPを使用するには年度設定が必要です。年度を設定してください。 %ｙ（パーセント全角y）等の組み合わせはご利用できません。 %Nは連続して入力してください。 |
| 経費申請の件名初期値 | 経費申請の件名の初期値を設定します。 (例)予約語を使用しない場合  (例)予約語を使用した場合  ※補足欄について 初期値以外に申請者に入力してほしい内容がある場合に使用します。 補足欄は予約語を使用した初期値を設定した場合にのみ表示されます。 |
| 経費番号の書式 | 経費に自動で振られる番号を設定します。 初期値：%m-%N%N%N%N （%Y:年4桁、%y:年2桁、%M:月記号、%m:月2桁、%d:日2桁、%FY:年度（西暦）、%P:年（和暦）、%FP:年度（和暦）、%FM:月度2桁、%G:部署コード、%N:番号） 自動で連番を割り振るフォーマットは上記のみとなります。 %FYと%FPを使用するには年度設定が必要です。年度を設定してください。 %ｙ（パーセント全角y）等の組み合わせはご利用できません。 %Nは連続して入力してください。 |
| 仮払申請の件名初期値 | 仮払申請の件名の初期値を設定します。 (例)予約語を使用しない初期値を設定した場合 (例)予約語を使用した初期値を設定した場合  ※補足欄について 初期値以外に申請者に入力してほしい内容がある場合に使用します。 補足欄は予約語を使用した初期値を設定した場合にのみ表示されます。 |
| 仮払申請番号の書式 | 仮払に自動で振られる番号を設定します。 初期値：SU%y%m-%N%N%N （%Y:年4桁、%y:年2桁、%M:月記号、%m:月2桁、%d:日2桁、%FY:年度（西暦）、%P:年（和暦）、%FP:年度（和暦）、%FM:月度2桁、%G:部署コード、%N:番号） 自動で連番を割り振るフォーマットは上記のみとなります。 %FYと%FPを使用するには年度設定が必要です。年度を設定してください。 %ｙ（パーセント全角y）等の組み合わせはご利用できません。 %Nは連続して入力してください。 |
| 経費の入力項目 | |
| 経費入力初期行数 | 経費入力時の初期表示行数を指定します。 初期値：1行  |
| 件名・利用目的の編集可否 | ICカードから転送した経費の件名、利用目的の編集を可能とするか、どうかを設定します。 ※ICカードから転送した経費のみ対象です。 |
| 経費時刻入力時の基準日 | 日をまたがった時刻入力があった場合に経費の利用日とみなす基準日を指定します。 経費申請時の日付のチェックに適用されます。 初期値は終端日です。 |
| 外貨精算の端数処理 | 外貨精算時の端数処理を指定します。 |
| 領収書合計金額の利用 | 領収書合計金額を利用するか選択します。 1枚の領収書に対して複数カテゴリーの経費を入力することがある場合に、 領収書の合計金額で経費を検索できるようにするための項目です。 |
| メモ２ | メモとは別に記録しておきたい内容があるときに使う予備項目です。 メモ２を利用するかを選択します。利用する場合、メモの下に追加表示されます。 |
| 登録番号 | 適格請求書発行事業者の登録番号を入力する項目です。 登録番号を利用すると、支払先が適格請求書発行事業者かを自動判定します。 【表示例】  |
| コーポレートカード | コーポレートカードで支払った経費を申請したい場合は「利用する」を指定します。 「利用する」に設定すると、経費を登録時にコーポレートカードの選択肢が表示されます。 【表示例】  コーポレートカードを選択した経費は非立替金額として扱われ、 支払予定金額に含まれなくなります。  |
| 小口現金 | 小口現金で支払った経費を申請したい場合は「利用する」を指定します。 「利用する」に設定すると、経費を登録時に小口現金の選択肢が表示されます。 【表示例】  |
| 仮払 | |
| 仮払機能の利用 | 仮払機能を利用するか選択します。 |
| 仮払希望日の必須 | 仮払申請時、仮払希望日を入力必須にするか選択します。 初期値は「必須にする」です。 |
| 仮払金受取確認要求の初期値 | 仮払金支給時の、受取確認要求の初期値を選択します。 |
| ワークフロー | |
| ワークフロー連携 | 経費申請や仮払申請時、ワークフロー機能と連携して申請書を提出するかを選択します。 ワークフロー連携する場合、システム設定「NI Collabo 360」＞「ワークフロー」＞「申請書類作成」から、申請署名が「経費精算」「仮払申請」のものを編集し、申請経路等の設定を行ってください。 |
| 関連ワークフロー | 関連ワークフローを選択するときに、最初に表示される申請書類を指定できます。 |
| 決裁状況 | 関連ワークフローの選択時に申請書類を絞り込みたい場合、決裁状況を選択してください。 未選択の場合、すべての決裁状況の申請書類が選択できます。 なお、特例申請ワークフローには適用されません。 |
| 特例申請ワークフローの利用 | 特例申請ワークフローを利用するか選択します。 特例申請ワークフローを利用すると、申請ルールに違反していても、 ワークフローを選択することで経費を申請できます。 |
| 代理申請 | |
| 代理申請 | 代理申請の設定の効き方を設定します。 優先度の最も高い設定のみ加味する場合、被代理者の設定を基準に優先度を判定します。 設定の優先度は、社員 ＞ 部署<役職> ＞ 部署 ＞ 役職です。 優先度の同じ設定が複数存在した場合、すべての設定を加味します。 |
| 代理申請時の情報の参照 | 代理申請時に参照できる情報の設定をします。 「許可する」にした場合、代理者は被代理者のすべての情報を参照することができます。 「許可しない」にした場合、代理者自身が作成した情報だけを参照することができます。 ※許可するに設定している場合、代理申請時は閲覧保護対象の情報も参照できます。 |
| 仕訳 | |
| 仕訳の集約 | 仕訳データ作成したときの集約方法を設定します。 設定ごとの仕訳例は、以下の通りです。   ※②～④の場合、経費申請単位で仕訳が分割されます。 |
| 仕訳 | |
| カード利用明細の仕訳 | 設定によって、仕訳のカード利用明細ビューの表示・非表示が切り替わります。 表示する場合は、「利用する」を指定します。 |
| コーポレートカードの仕訳 | コーポレートカードを経費申請し、仕訳データ作成まで行う場合は「利用する」を指定します。未払金残高とカードの支払額を一致させるためには、全利用分を経費申請する運用をする必要があります。 |
| 担当者 | |
| 精算担当者 | 経費申請を処理済にできる担当者を部署・役職・社員から指定します。 未選択の場合、全社員が処理済にすることができます。 |
| 支払担当者 | 金融機関口座情報の参照および編集ができる社員を指定します。 精算担当者と同様の操作で、支払担当者のボックスに追加されます。 |
| 閲覧保護 | |
| 利用設定 | 閲覧保護の利用方法を設定します。制限する場合は、閲覧保護対象を指定します。 ■経理部門以外の閲覧を制限する 経理担当以外の社員に対して、一部の社員の経費を参照させたくない場合などに利用します。 利用例）役員の経費は経理担当のみ参照できる  ■経理部門の閲覧も制限する 経理担当でも一部の社員の経費は参照させたくない場合などに利用します。 利用例）本社と拠点に経理担当が在席、本社の経理はすべて参照できる、拠点の経理は拠点のみ参照できる  ※本社経理も閲覧保護対象に設定することで、 本社社員の経費から作成した振込データや仕訳データも参照を制限できます。 |
| 閲覧保護対象 | 経費申請・仮払申請を他人に見せない対象を指定します。 ワークフロー連携している場合、申請書類の閲覧制限の設定も必要です。詳しくは、補足「ワークフローの閲覧制限の設定」を参照してください。 精算担当者・支払担当者は、この設定に関わらずすべての経費申請・仮払申請を参照できます。 ■「経理部門以外の閲覧を制限する」を設定した場合 経費申請・仮払申請を他人に見せない部署・役職・社員を指定します。 ※部署・役職で設定した場合、申請当時の情報で判定されます。 （例） ・閲覧保護対象に部署「秘書課」を設定 ・社員Ａが「管理部」から「秘書課」へ異動 →社員Ａが「管理部」のときに申請した経費申請・仮払申請は閲覧保護対象になりません。 社員Ａが「秘書課」のときに申請した経費申請・仮払申請は閲覧保護対象になります。 ※兼任部署や兼任役職、親部署は加味されません。 ※2021年10月バージョンアップ以前に登録された経費申請および仮払申請は、 閲覧保護対象の設定は適用されません。 ■「経理部門の閲覧も制限する」を設定した場合 経費申請・仮払申請・振込データ・仕訳を他人に見せない社員を指定します。 ※経費申請・仮払申請は申請者で判定されます。 ※振込データ・仕訳データは登録者で判定されます。 |
| 限定精算担当者 | ※「経理部門の閲覧も制限する」を設定した場合に表示される項目です。 閲覧保護対象のデータを参照できない精算担当者を部署・役職・社員から指定します。 ※精算担当者にも同じ設定がある場合、こちらの設定が優先されます。 |
| 限定支払担当者 | ※「経理部門の閲覧も制限する」を設定した場合に表示される項目です。 閲覧保護対象のデータを参照できない支払担当者を部署・役職・社員から指定します。 ※支払担当者にも同じ設定がある場合、こちらの設定が優先されます。 |
| その他 | |
| ファイルアップロード | 経費申請に添付するファイルをアップロード機能です。 利用する場合、ポータルパーツや一覧画面に「ファイルアップロード」ボタンが表示されます。 事前に複数のファイルをまとめてアップロードしておくことができます。 |
| 経費精算アシスト | 経費精算アシスト機能を利用する、利用しないを設定します。 経費精算アシスト機能とは、アシスタントが経費精算の申請内容をチェックして、申請、承認時のヌケ・モレ・入力間違いなどをお知らせする機能です。 たとえば申請モレがありそうなときに、経費精算画面で注意喚起します。 注意喚起の内容は吹き出しで確認できます。 【表示例】  |
補足
ワークフローの閲覧制限の設定
ワークフローが閲覧可能であれば閲覧保護対象の経費申請・仮払申請でも参照できます。
完全に参照を制限したい場合、以下の設定を行ってください。
- システム設定「NI Collabo 360」＞「ワークフロー」＞「申請書類作成」を開く
- 申請書名が「経費精算」「仮払申請」の申請書類の「編集」ボタンをクリック
- 「閲覧制限」の設定にて「書類の閲覧可能者を設定する」にチェックを入れる
閲覧保護の参照可否の判定
ワークフロー連携有無によって閲覧保護対象の参照可否が異なります。
また、精算担当者・支払担当者と限定精算担当者・限定支払担当者で参照可能な範囲が変わります。
各種設定の対応関係を以下にまとめます。
凡例）◯：参照可、✕：参照不可
■精算担当者・支払担当者・限定精算担当者・限定支払担当者以外（経理以外の社員）
| 閲覧保護対象か？ | ワークフローは閲覧可能か？ | 参照可否 |
|---|---|---|
| 保護対象 | 閲覧不可 | 経費申請・仮払申請：✕ ワークフロー：✕ |
| 保護対象 | 閲覧可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ |
| 保護対象外 | 閲覧不可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：✕ |
| 保護対象外 | 閲覧可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ |
■精算担当者・支払担当者
| 閲覧保護対象か？ | ワークフローは閲覧可能か？ | 参照可否 |
|---|---|---|
| 保護対象 | 閲覧不可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ 振込データ・仕訳：◯ |
| 保護対象 | 閲覧可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ 振込データ・仕訳：◯ |
| 保護対象外 | 閲覧不可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ 振込データ・仕訳：◯ |
| 保護対象外 | 閲覧可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ 振込データ・仕訳：◯ |
■限定精算担当者・限定支払担当者
| 閲覧保護対象か？ | ワークフローは閲覧可能か？ | 参照可否 |
|---|---|---|
| 保護対象 | 閲覧不可 | 経費申請・仮払申請：✕ ワークフロー：✕ 振込データ・仕訳：✕ |
| 保護対象 | 閲覧可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ 振込データ・仕訳：✕ |
| 保護対象外 | 閲覧不可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：✕ 振込データ・仕訳：◯ |
| 保護対象外 | 閲覧可 | 経費申請・仮払申請：◯ ワークフロー：◯ 振込データ・仕訳：◯ |