スケジュールをCSVファイルから一括で登録できます。
スケジュールをCSV読み込みする
- システム設定の「NI Collabo 360」タブより「スケジュール」の「CSV読み込み」を選択します。
⇒「スケジュール／CSV読み込み」画面が表示されます。 - 読み込み用のサンプルファイルをダウンロードします。
「CSVファイルのサンプルをこちらからダウンロードしてください。」を選択し、
スケジュール（sample）.csvファイルをダウンロードします。 - ダウンロードしたサンプルファイルを開き、先ほどダウンロードした画面一覧を参考に情報を入力して、ファイルを保存します。
※必須項目は必ず入力してください。
※一度に読み込み可能な最大件数は100,000件までです。100,000件以上になる場合は分割して読み込ませてください。 - 終了時刻を入力していない場合のために、時間を選択します。
- 作成したファイルを取り込みます。
先ほどの「スケジュール／CSV読み込み」画面を開きます。 - 「ファイルを選択」ボタンをクリックし、読み込み対象のファイルを選択します。
- ファイルの1行目が見出しの場合、「1行目は項目名」にチェックを入れます。
- 「読み込み」ボタンをクリックします。
⇒一括登録処理が実行されます。 - 正常に終了した場合、「保存されました」とメッセージが表示されますので、「確認完了」ボタンをクリックします。
エラーが発生した場合、その旨メッセージが表示されますので、エラー原因を調べて再実行してください。
補足
- 分類(キーワード)・件名・開始日・開始時刻・終了日・終了時刻が同じスケジュールは上書きします。
- 社員が指定されている場合、共有社員に追加します。
- 部署が指定されている場合、共有組織に追加します。
- 繰り返しのスケジュールについては、上書き条件を満たしても新規登録します。
- 分類(キーワード)・件名・開始日・開始時刻・終了日・終了時刻が同じスケジュールが複数存在した場合、以下の優先度でスケジュールを上書きします。
- 指定した社員が担当者であるスケジュール。
- 指定した設備が登録されているスケジュール。
- 最近、更新されたスケジュール。
- 最近、登録されたスケジュール。
- 簡単に読み込みが出来るように、自動で一部の情報を書き換えます。
- 件名、場所は64文字まで読み込みます。
長い場合は自動的に64文字までにカットします。 - 終了日が入力されていない場合、開始日をセットします。
- 開始時刻、終了時刻に秒が含まれていた場合、自動で破棄します。
- 終了時刻が入力されていない場合、開始時刻＋時間をセットします。
- 開始時刻、終了時刻が入力されていない場合、終日スケジュールにします。
- 社員・部署、設備・備品が入力されていない場合、最後に指定された値で補完します。
- 件名、場所は64文字まで読み込みます。
- 社員・部署に、部署を指定した場合、共有組織のスケジュールとして登録します。
登録する場合は、基本設定にて組織スケジュールを「使用する」にしてください。 - スケジュールに設備・備品を登録する場合、同名の設備・備品がある場合は特定できません。
設備・備品名が同じにならないように名称をあらかじめ変更してください。 - 繰り返しのスケジュールは常に新規スケジュールとして登録します。
- 日時は操作者のタイムゾーンで取り込まれます。
- スケジュールと設備・備品予約の連携について
スケジュールと設備・備品予約は双方で連携し合いながら利用できます。
スケジュールに「設備・備品」を登録した場合、設備・備品予約にも反映されます。
設備・備品予約に「共有社員」または「共有組織」を登録した場合、スケジュールにも反映されます。
詳細は、「設備・備品予約との連携」を参照してください。 - 設備・備品予約に同じとみなすスケジュールが登録されている場合
担当者と社員が別であれば共有社員に社員を追加して設備・備品予約を上書きし、スケジュールに反映されます。（以下、参考①）
担当者と社員が同じであれば共有社員に社員を追加せずに設備・備品予約を上書きし、スケジュールには反映されません。（以下、参考②）
例）以下の設備・備品予約が登録され、CSV読み込みした場合
【取り込みファイル】
【読み込み結果】
- 設備・備品予約の担当者と社員が別なため、設備・備品予約の共有社員に『三浦 咲』を追加し、設備・備品予約を上書きします。スケジュールにも反映されます。
- 設備・備品予約の担当者と社員が同じため、共有社員に『相川 弘』を追加せずに設備・備品予約を上書きします。スケジュールには反映しません。
■読み込み例
- ダウンロードしたサンプルファイルを開き、以下のポイントを参考に情報を入力します。
- 共有スケジュールを登録したい場合（参考①）
分類(キーワード)・件名・開始日・開始時刻・終了日・終了時刻を同じ内容にします。
1行目のスケジュールの社員が担当者になり、2行目以降のスケジュールの社員は共有社員になります。 - 設備・備品を登録したい場合（参考①②⑤⑥）
- 閲覧制限をかけたスケジュールを登録したい場合（参考②）
「閲覧制限」列に1を入力します。 - 終日スケジュールを登録したい場合（参考③④⑤⑥⑦）
「終日」列に1を入力し、時間を入力する必要はありません。
※終日スケジュールはOutlookの仕様により、終了時間に0:00を指定した場合、終了日は－1日で登録されます。
ただし、日付が逆転する場合は開始日と同日で登録されます。詳細は以下の通りです。
2020/01/13 0:00 ～ 2020/01/13 0:00の場合、2020/01/13を登録。（参考③）
2020/01/14 0:00～2020/01/15 0:00の場合、2020/01/14を登録。（参考④）
2020/01/16 0:00～2020/01/18 0:00の場合、2020/01/16～2020/01/17を登録。（参考⑤）
※時間を指定していない場合は、指定した日付で登録されます。詳細は以下の通りです。
2020/01/20～2020/01/20の場合、2020/01/20を登録。（参考⑥）
2020/01/20～2020/01/24の場合、2020/01/20～2020/01/24を登録。（参考⑦） - 予定やイベントスケジュールを登録したい場合（参考⑧⑨）
予定の場合は「区分」列に1を入力します。イベントの場合は「区分」列に3を入力します。 - 組織で共有するスケジュールにする場合、社員・部署に部署を入力します。（参考⑨）
- 共有スケジュールを登録したい場合（参考①）
- 「スケジュール／CSV読み込み」画面を開き、作成したファイルを読み込みます。