SFAやnyoiboxに登録された情報を、ワークフローを通して更新できます。
例えば、顧客情報の顧客名の変更はワークフローの承認を経て更新する。といった運用ができます。
ここでは、情報更新の運用イメージおよび運用するために必要な設定方法について説明します。
▶ 運用イメージ
SFAに登録された顧客情報の顧客名を更新
- Step1.更新したい情報からワークフロー申請
- Step2.更新内容を記入し、ワークフロー申請
- Step3.承認
- 承認者が申請されたワークフローを承認
- Step4.更新完了
▶ 設定方法
通常の申請書と同様に「申請書の作成ステップ」に従って作成しますが、「連携設定：入力」にて申請元の情報を更新したい連携設定済みの項目にチェックを入れてください。
ワークフローに申請前の情報を表示する場合、「基本設定」で更新用書類の申請時情報で表示するにしてください。
Hint
- 更新可能なSales Force Assistantの機能について
- 顧客情報
- パーソン情報
- 案件情報
- 納入機器
- イベント情報
- フリーフォーム
- 更新可能なnyoiboxのBOXの種類について
- フォームBOX
▶ 更新のタイミングについて
申請元の情報は通常申請経路上の全ての人物が承認した時点で更新されます。
設定によっては経路上の特定の人物が承認した段階で更新できます。
設定したい場合は「経路マスタ」の「承認条件・動作設定」にて「申請書の内容で申請元の情報を更新」を選択してください。
▶ ユーザー画面の操作
SFAの情報を更新する
更新機能を利用する流れは以下の通りです。今回は、顧客情報の顧客名の変更はワークフローの承認を経て更新する。といった運用で利用する流れを説明します。
- Step1.ワークフロー申請
- 更新したい情報の参照画面よりワークフロー申請を行います。
【例】顧客情報
- Step2.申請書類を記入する
- 更新内容を記入し、申請を行います。
- Step3.承認
- 承認者が申請されたワークフローを承認します。
- Step4.更新完了
- 申請書が承認されると、自動的に申請元の情報が更新されます。
更新可能機能一覧
更新可能な機能は以下の通りです。
- 顧客情報
- パーソン情報
- 案件情報
- イベント情報
- 納入機器
- フリーフォーム
補足
- 申請元の情報がすでにワークフロー申請されている場合、
各情報画面に注意文が表示されます。
- 更新に失敗する場合、承認時にエラーメッセージが表示されます。
入力エラーの内容はコメントへ転記できます。
却下または差戻するさいに、申請者へ修正する必要がある内容を伝えたい場合などにご活用いただけます。
- 承認時に更新に失敗した場合、申請者に通知されます。
更新の失敗理由についてはワークフローの関連情報欄を参照してください。
nyoiboxの情報を更新する
更新機能を利用する流れは以下の通りです。
今回は、セミナーで必要な弁当の注文は管理部へワークフロー申請し、管理部が業務完了時にセミナー管理BOXの発注状況欄を更新する。といった運用で利用する流れを説明します 。
- Step1.ワークフロー申請
- 更新したい情報の参照画面よりワークフロー申請を行います。
- Step2.申請書類を記入する
- 更新内容を記入し、申請を行います。
- Step3.承認
- 業務担当者が申請されたワークフローを確認し、内容を編集します。
- Step4.更新完了
- 申請が完了すると、自動的に申請元の情報が更新されます。
更新可能なBOX一覧
更新可能なBOXの種類は以下の通りです。
- フォームBOX
補足
- 申請元の情報がすでにワークフロー申請されている場合
各情報画面に注意文が表示されます。
- 更新に失敗する場合、承認時にエラーメッセージが表示されます。
入力エラーの内容はコメントへ転記できます。
却下または差戻するさいに、申請者へ修正する必要がある内容を伝えたい場合などにご活用いただけます。
- 入力内容の不備や重複チェックなどで承認時に更新に失敗した場合、申請者に通知されます。
更新の失敗理由についてはワークフローの関連情報欄を参照してください。