ワークフローで申請された添付ファイルを承認完了後に自動的に電帳法ストレージへ保存できます。
ワークフローが決裁完了となった時点で、ワークフローの添付ファイルと任意の項目の値を電帳法ストレージへ転記します。
注意
- 電帳法ストレージオプションを導入している場合に限ります。
詳しくは、システム管理者にご確認ください。
ワークフローを申請して電帳法ストレージへ保存する
申請したワークフローが電帳法ストレージに保存される流れは以下の通りです。
今回は、お客様から申込書を受領後、ワークフローにて受付申請と承認を経電帳法ストレージに申込書を保存する、といった運用で利用する流れを説明します。
- 前提 ワークフロー設定
- ワークフロー申請書類にて電帳法ストレージ連携の設定が必要です。
ワークフロー管理者によってシステム設定がされた申請書類を使用して申請を行います。
- Step1.ワークフロー申請
- 受領した申込書を申請書類に添付します。
申請方法について詳しくは以下のページを参照してください。
⇒「申請する」
- Step2.承認・決裁
- 承認者または決裁者が申請されたワークフローを承認します。
決裁方法について詳しくは以下のページを参照してください。
⇒「決裁する」
- Step3.電帳法ストレージへ自動転記
- 決裁が完了すると、自動的に電帳法ストレージへ保存されます。
また、電帳法ストレージ画面への参照リンクが表示されます（※標準版のみ）。
電帳法ストレージ画面には登録元であるワークフローへの参照リンクが表示されます。
補足
- ワークフローを申請するときに添付ファイルのチェックが実行されます。
転記される「電子データの分類」が「スキャナ保存」となる場合、 該当の添付ファイルがスキャナ保存要件を満たすか判定し、 満たさない場合は入力エラーとなり保存できません。
チェック対象の拡張子は『jpeg , jpg , jpe , pdf』です。
スキャナ保存に該当するものは必ず上記の拡張子で保存してください。 - ワークフローから電帳法ストレージに自動転記されるさい、 保存要件を満たしている場合は確定の書類として保存され、 保存要件を満たさない場合は未確定の書類として保存されます。
- 経路のすべての処理が完了すると、転記済の添付ファイルを自動で削除します。
- 電帳法ストレージの登録者および確定者として、ワークフローに添付ファイルをアップロードした社員名を記録します。