ここでは、フォームBOXについて説明します。
ビューとは、BOXを開いたときの画⾯を柔軟に設定するための機能です。⼀覧表⽰、集計表、登録画⾯等様々な画⾯を設定することができます。
▶ ビュー
フォームBOX（ビュー設定 設定済）
初期値で設定されたビュー画⾯が開きます
フォームBOX（ビュー設定 未設定）
例）顧客情報BOXを作成（ビュー設定をしている場合）
ビュー設定を⾏うと、BOXを開いたときに開く画⾯（初期値）を予め設定できます。
例）顧客情報BOXを作成（ビュー設定をしていない場合）
ビュー設定が未設定の場合、BOXを開いたときに開く画⾯は⼀覧表⽰になります。
▶ 登録、コピー、参照、編集、削除
登録をする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。 - 「新規登録」ボタンをクリックします。
⇒⼊⼒フォームが表⽰されます。 - 必要事項の⼊⼒を⾏います。
- 「保存」ボタンをクリックします。
保存横の「V」ボタンからも保存できます。動作は以下の通りです。
保存して閉じる：保存後、画⾯を閉じます。
保存する：保存後、参照画⾯を開きます。
Hint
- 「下書き」ボタンをクリックすると下書き保存になります。
下書き中は⽂字がグレーになります。（リンク表⽰を除く）
- 「下書き」ボタンは新規登録時しか表⽰されません。
下書き中のフォームには表⽰されます。
下書きの場合、必須項⽬を⼊⼒していなくても保存することができます。 - 下書き横の「V」ボタンからも下書きできます。動作は以下の通りです。
下書きして閉じる：下書き後、画⾯を閉じます。
下書き保存する：下書き後、編集画⾯を開きます。 - 「保存してワークフロー」ボタンをクリックすると保存した情報を関連付けてワークフロー申請することができます。詳細は「ワークフロー申請をする」を参照してください。
- 設定によっては登録時、重複データがないかチェックされます。
重複チェックの設定についてはシステム管理者にご確認ください。
コピーをする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 参照ボタンをクリックします。
- 必要事項の⼊⼒を⾏います。
- 「保存」ボタンをクリックします。
保存横の「V」ボタンからも保存できます。動作は以下の通りです。
保存して閉じる：保存後、画⾯を閉じます。
保存する：保存後、参照画⾯を開きます。
参照をする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 参照ボタンをクリックします。
- 「閉じる」ボタンをクリックします。
編集（更新）をする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 編集ボタンをクリックします。
- 内容を修正し、「保存」ボタンをクリックします。
保存横の「V」ボタンからも保存できます。動作は以下の通りです。
保存して閉じる：保存後、画⾯を閉じます。
保存する：保存後、参照画⾯を開きます。
補足
- 他のユーザーが同じ情報の編集画⾯を開いている場合、編集画⾯は開けません。画⾯にメッセージが表⽰されます。
表⽰例）フォームの場合
⼀覧画⾯の場合、保存時に⼊⼒エラーが表⽰されます。
※他のユーザーが⼀覧表⽰や⼀⾏表⽰画⾯で直接編集している場合、参照画⾯に編集中であるメッセージは表⽰されません。
例）社員Aが直接編集中に社員Bが同じ情報の参照画⾯を開いたときの表⽰
※編集画⾯の閉じ⽅によって、他の⼈が編集できない状態のままになる場合があります。
※編集画⾯を開いたまま⼀定時間が経過した場合、他の⼈も編集できるようになります。
編集できるようになるまでの時間は以下の通りです。
・スマートフォンで編集している場合：1時間
・PCブラウザで編集している場合：3時間
例1）社員Aがスマートフォンで編集画⾯を開く。
例2）アプリ⼀覧からブラウザ⾃体を強制終了。
このような場合、⼀定時間経過するのを待つか、社員Aが編集画⾯を開きなおし、キャンセルボタン等で編集画⾯を閉じてください。
- ⼀覧表⽰や⼀⾏表⽰の画⾯からも編集できます。
- ⼀覧画⾯で編集を保存時、他のユーザーがすでに同じ情報の同じ項⽬を更新していた場合、⼊⼒エラーが表⽰されます。
画⾯を開きなおし、操作してください。同じ情報でも別の項⽬を更新した場合は、保存できます。
※添付ファイルは変更有無に関わらず、同じ情報を編集時、⼊⼒エラーになります。
例）複数⼈（社員A・社員B・社員C）で同じ情報を編集した場合
- フォームや⼀覧画⾯での編集以外にも、以下の操作で他のユーザーと同じ情報に変更（更新・削除）がある場合は⼊⼒エラーになります。
- ⼀括更新
- ⼀括削除
- カレンダービューからドラッグ&ドロップで変更
※以下の操作で更新されていた場合は、⼊⼒エラーの対象外です。 - 項⽬転記（最新の情報の反映）
- システム設定による件名の⼀括反映
- ワークフローによる⾃動更新
削除をする
※削除したデータを復旧することはできません。削除するさいはご注意ください。
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 「編集」ボタンをクリックします。
- 「削除」ボタンをクリックします。
- 確認画⾯が表⽰されます。
- 「はい、削除します。」にチェックを⼊れ、「実⾏」ボタンをクリックします。
▶ 検索、一括操作、集計、CSV入出力
検索をする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。 - 検索条件を⼊⼒し、「検索」ボタンをクリックします。
⇒検索結果が⼀覧表⽰されます。
検索条件欄の表⽰は設定によって異なります。
常に表⽰する項⽬がある場合、常に表⽰する検索項⽬だけが表⽰されます。
他の項⽬も検索に利⽤したい場合は「他の項⽬も表⽰」ボタンで表⽰してください。
常に表⽰する検索項⽬がない場合、検索条件欄は省略されて表⽰されます。検索条件を指定したい場合、「検索条件」カテゴリーをクリックし、検索項⽬を表⽰してください。
※検索条件欄の設定はBOXごとにシステム設定で設定されています。設定については、システム管理者にご確認ください。
補足
- 作成⽇、更新⽇は会社標準タイムゾーンで検索されます。
⼀括更新をする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 更新したい情報のチェックボックスにチェックを⼊れます。
- 「一括操作」ボタンをクリックして、チェックした情報の「⼀括更新」を選択します。
⇒「⼀括更新」画⾯が表⽰されます。
※検索結果すべての「⼀括更新」を選択すると、チェックの有無にかかわらずすべての情報が更新対象になります。 - 更新内容を⼊⼒し、「一括更新」ボタンをクリックします。
- 確認画⾯が表⽰されます。
- 「はい、更新します。」にチェックを⼊れ、「⼀括更新」ボタンをクリックします。
⼀括削除をする
※削除したデータを復旧することはできません。削除するさいはご注意ください。
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 削除したい情報のチェックボックスにチェックを⼊れます。
- 「一括操作」ボタンをクリックしてチェックした情報の「⼀括削除」を選択します。
※検索結果すべての「⼀括削除」を選択すると、チェックの有無にかかわらずすべての情報が削除対象になります。 - 確認画⾯が表⽰されます。
- 「はい、削除します。」にチェックを⼊れ、「⼀括削除」ボタンをクリックします。
集計をする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 「集計」ボタンをクリックします。
- 取得値、⼤分類・中分類・⼩分類を選択します。
- 「実行」ボタンをクリックします。
例）書店が書籍の販売数のデータベースを作成し、集計表⽰
| ビュー設定：集計結果 ＜集計設定＞ 取得値 販売数（合計） 縦軸 ⼤分類：地域 横軸 ⼤分類：販売対象 中分類：書店所在地 中分類：発⾏形態 ⼩分類：書店名 ⼩分類：内容 |
縦・横軸のそれぞれ最⼤3つずつ分類を設定でき、グラフは最⼤で9個、⼀画⾯に表⽰されます。
並び順は左から右に⼤→⼩分類、上から下に⼤→⼩分類の順になります。
【システム設定＞ビュー設定画⾯】
Hint
- セルの横幅と⽂字の折り返しについて
セルの最⼤幅と、分類の⽂字を折り返す・折り返さないをその場で変更できます。
- 編集モードとは
「編集モードに移行」ボタンをクリックすると、表の値を直接編集することができます。取得値が合計の場合か、合計-合計の場合だけ「編集モードに移行」ボタンが表⽰されます。
編集して保存すると、軸の値と初期値から⾃動的に値を補完します。
※取得値が複数ある場合、編集モードになりません。
CSVファイルを出⼒する
ここでは、CSVファイルを出⼒する⽅法を説明します。
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
- 「CSV入出力」ボタンの 「出⼒」を選択します。
- 出⼒されたファイルを保存してください。
補足
- Shift_JISの場合は.csv、UTF-8の場合は.textの拡張⼦で出⼒されます。
- 出⼒する際の⽂字コードはオプション設定の⽂字コード設定に従います。
⇒詳細については、「⽂字コードを設定する」を参照してください。 - 上限は10万件になります。
- 更新⽇時の出⼒形式は「年⽉⽇ 時分秒」です。
ロケールに依存せず、UTC（協定世界時）で出⼒されます。
更新したことがない情報（登録のみの情報）は、登録⽇時が出⼒されます。 - テキスト1⾏（暗号化）項⽬をCSV出⼒する場合には、複数⼈が同席しログインID・パスワードを⼊⼒する必要があります。
承認する⼈のログインID・パスワードを⼊⼒してから出⼒を⾏なってください。
⇒詳細については、⾃社のシステム管理者にご確認ください。 - CSVファイルで開く際の注意点について
会社の法⼈番号などの桁数の⼤きな数字は、Excelで直接CSVファイルを開くと数値扱いとなり頭の「0」が省略されたり、1Eのように指数表記に変換されることがあります。登録されている情報のとおりにCSVまたはExcelで開く場合は、「外部データの取り込み」からインポートし、⽂字列として開いてください。
例）顧客情報の法⼈番号を⽂字列として開く場合- 新規ファイルを開き、CSVファイル（Excelファイル）の「データ」タブにある「外部データ取り込み」グループの「テキストファイル」をクリックします。
- 開くファイルを選択します。
⇒「テキスト ファイル ウィザード-1/3」画⾯が表⽰されます。 - 元のデータ形式「カンマやタブなどの区切り⽂字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、元のファイル「932：⽇本語（シフトJIS）」を選択します。
- 「次へ」ボタンをクリックします。
⇒「テキスト ファイル ウィザード-2/3」画⾯が表⽰されます。 - 区切り⽂字「カンマ」を選択します。
- 「次へ」ボタンをクリックします。
⇒「テキスト ファイル ウィザード-3/3」画⾯が表⽰されます。 - 「法⼈番号」列を選択し、列のデータ形式「⽂字列」を選択します。
- 「完了」ボタンをクリックします。
⇒「データの取り込み」ダイアログが表⽰されます。 - データを返す位置を指定して、「OK」ボタンをクリックします。
- 指定した「法⼈番号」列が数値ではなく、⽂字列として開かれます。
CSVファイルを項⽬を選択して出⼒する
ここでは、CSVファイルの項⽬を選択して出⼒する⽅法を説明します。
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
- 「CSV入出力」ボタンの「項⽬を選択して出⼒」を選択します。
⇒ソート、出⼒する項⽬を指定します。
- 「出力」ボタンをクリックします。
CSVファイルを集計結果の表を出⼒する
ここでは、CSVファイルの集計結果の表を出⼒する⽅法を説明します。
※ビュー設定にてビューの種類を「集計結果」を選択しているもののみ
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
- 「CSV入出力」ボタンの「集計結果の表を出⼒」を選択します。
- 「実行」ボタンをクリックします。
- 出⼒されたファイルを保存してください。
CSVファイルを⼊⼒する
ここでは、CSVファイルを⼊⼒する⽅法を説明します。
詳細は「CSV⼊⼒をする」を参照してください。
- オプション設定画⾯に画⾯が遷移します。
⇒「CSV⼊⼒／BOX」画⾯が表⽰されます。 - メイン画⾯よりBOXをクリックします。
- 「CSV入出力」ボタンの 「⼊⼒」を選択します。
▶ その他
印刷をする
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。
- 参照ボタンをクリックします。
- 「印刷モード」ボタンをクリックします。
⇒印刷の設定が複数件存在する場合、プルダウンメニューが表⽰されます。
※印刷の設定については、⾃社のシステム管理者にご確認ください。
- 「印刷」ボタンをクリックします。
⇒プレビュー画⾯が表⽰されます。
- 「印刷」ボタンをクリックします。
補足
- 印刷モードについて
印刷モードでは、ボタンやメニュー、製品のフッター等不要なものをカットして印刷することができます。対象のBOXはフォームBOXおよび、Priv.BOXです。
※Android OSの端末では、印刷ボタンは表⽰されません。 - 余⽩の調整について
印刷時、配置した項⽬等の余⽩を調整できます。
ワークフロー申請をする
Hint
- ワークフローとの連携機能を利⽤するためには、以下の条件が必要です。
- NI Collabo 360とnyoiboxの利⽤ライセンスがあること
- 使⽤アプリケーション設定でワークフロー機能を使⽤する設定であること
- ワークフローの申請権限があること
- 対象BOXからワークフローを登録するための設定（連携設定：⼊⼒）がされていること
- 連携設定された申請書類を利⽤できること
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。 - 登録画⾯および参照画⾯からワークフローを申請することができます。
登録画⾯からのワークフロー申請する場合（新規登録、編集）
保存してワークフローボタンをクリックします。
参照画⾯からワークフロー申請する場合
ワークフロー申請ボタンをクリックします。
- 申請書類を選択します。
※⼊⼒できる申請書類が1つの場合は、選択ダイアログは表⽰されません。直接、フォームが開きます。
- 申請内容を記⼊し、申請を⾏います。
申請⽅法については「ユーザー操作マニュアル」＞「NI Collabo 360」の「申請」を参照してください。
補足
- ワークフロー承認時に情報を更新する機能について
nyoibox に登録された情報を、ワークフローを通して更新することができます。
たとえば、法⼈客の法⼈名を変更する場合はワークフローの承認を経て更新する。といった運⽤を⾏うことができます。詳しくは以下のページを参照してください。
「ユーザー操作マニュアル」＞「NI Collabo 360」＞ 「ワークフロー」＞「ワークフロー承認時に情報を更新する」
メール通知をする
参照や登録している情報をメールで通知できます。
各ボタンをクリックすると、メール登録画⾯が表⽰されます。
メール本⽂には、その情報のURLが⾃動的に記述されます。
例）参照画⾯の場合
- メイン画⾯よりBOXをクリックします。
⇒「⼀覧画⾯」が表⽰されます。 - 参照ボタンをクリックし、メール通知する画⾯を表⽰します。
- メール通知ボタンをクリックします。
⇒メール作成画⾯が表⽰されます。
補足
- メール通知ボタンの種類
メール通知：参照画⾯に表⽰されます。
保存してメール：登録および編集画⾯に表⽰されます。⼊⼒内容を保存したうえで、メール作成画⾯が表⽰されます。 - 利⽤するメーラーの選択
メール通知するさい、利⽤するメーラーを選択できます。
クライアントPCにインストールされたクライアントメーラー（OutlookExpress等）を利⽤できます。
※Android OSの端末かつ登録ビューでは、クライアントメーラーは利⽤できません。
【例】
⽂字化けを起こす場合は、クライアントメーラーの⽂字コードの設定をしてください。
参照：クライアントメーラーの⽂字コード
NI Collabo 360を利⽤している場合、NI Collabo 360のメール機能（社内メール/社外メール）も利⽤できます。社外メールを利⽤する場合は、あらかじめメールアカウントを設定する必要があります。詳細は「ウェブメール」をご確認ください。 - 通知のURLについて
メール本⽂に⾃動的に記述されるURLは、「指定の画⾯を直接開くURL」「トップページを経由するURL」の2種類あります。
「指定の画⾯を直接開くURL」の場合、通知した画⾯だけが開きます。
「トップページを経由するURL」の場合、トップページと指定の画⾯が開きます。
こちらはシステム設定の通知⽤URLに設定された内容が適⽤されます。
設定は⾃社のシステム管理者にご確認ください。
重複しているデータを表⽰する
参照画⾯や検索画⾯から重複しているデータを⼀覧表⽰できます。重複したデータをメンテナンスするさいにご活⽤ください。
※重複しているデータボタンおよび検索項⽬は、重複チェックの設定している場合に表⽰されます。
- 参照画⾯の場合
- 検索画⾯の場合
▶ テンプレートBOX
ここでは、テンプレートBOXについて説明します。
注意
- 「テンプレートBOX」の初期表⽰はグレーのBOXになっていますが、BOXの⾊は変更することができます。
⇒⾃社のシステム管理者にご確認ください。
Hint
- 操作の詳細は、「フォームBOX」を参照してください。