メールのオプション設定

「NI Collabo 360」では、より快適にお使いいただくため、登録されている各アカウントごとに設定（オプション設定）を行うことができます。

基本設定

メールに関する設定をします。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 必要項目を選択します。
4. 最後に、ボタンをクリックします。

設定項目一覧

項目	説明
開封確認	開封確認のリクエストに対して開封確認メールを送信する場合にチェックBOXにチェックを入れます。 ⇒「開封確認について」
自動的に削除する間隔	削除BOX以下、迷惑BOX以下のメッセージを自動削除する日付を入力します。（0～100日) ※０を指定すると自動的に削除は行われません。
メール作成画面	メール作成画面を新しいウィンドウで開く場合、チェックを入れます。
署名の自動挿入	署名を作成しておくと、メール作成時に自動で署名がセットされます。 ⇒「署名設定」
作成中メールの自動保存間隔	作成中メッセージの自動保存時間間隔を選択します。
メールの自動受信間隔	メールの自動受信時間間隔を選択します。
担当者の自動セット	※対応管理する場合に設定する項目です。 メール受信時に担当者を自動セットする場合、チェックを入れます。 自動セットされる担当者は、同一アドレスから来た過去メールの担当者です。1ヶ月以上前のメールの担当者はセットされません。
確認依頼	※対応管理する場合に設定する項目です。 メール送信前に第三者に内容をチェックしてもらうための機能です。 確認依頼を使用すると確認者項目が追加され、メール返信前に確認者へ確認依頼できるようになります。
確認時の操作	※対応管理する場合に設定する項目です。 確認者が確認依頼されたメール画面を参照時、どのボタンを表示するかを設定します。
件名未入力のチェック	メール送信時、件名が未入力の場合、以下のようなエラーメッセージを表示させたい場合、チェックします。
送信時に宛先を確認	メールの誤送信を防止する機能です。 「使用する」設定時は、メール送信時に宛先確認ダイアログを表示し、OKとした対象のみ送信されます。 ※宛先指定で設定されている送信先には、宛先確認に関係なく送信されます。 ※システム設定で「使用する」設定されている場合は、変更できません。
アドレス帳に登録	メール送信時に宛先のメールアドレスを自動で登録する機能です。 本機能を利用する場合は、「共有アドレス帳に登録する」を選択してください。 ※本機能を利用するためには、アドレス帳が使用できること、およびその登録権限が必要です。 ⇒「アドレス帳との連携」
メールの参照	※システム設定で個人ごとにオプション設定での変更を許可されている場合に設定できます。設定の詳細は、システム管理者にご確認ください。 ※個人の社外メールおよび共有メールに有効です（社内メールには影響しません）。 表示形式（初期値）： 受信したメールを参照するときに、初期値とする表示形式を設定します。 ※こちらの設定は迷惑BOX、削除BOXには適用されません。迷惑BOXまたは削除BOXのメールを参照する場合は、常にテキスト形式で初期表示されます。 外部の画像： HTML形式のメールを参照するときに、初期値とする参照方法を設定します。 メール本文に外部の画像を指定されているとき、自動的に画像を表示する場合はチェックを入れてください。 ※外部の画像を表示すると、お使いのメールアドレスが差出人へ有効なメールアドレスであることを特定される場合があります。そのため、迷惑メールの標的にされる可能性があります。信用できない差出人からメールを受信する可能性がある場合、外部の画像を自動的に表示しない設定にすることを推奨いたします。
FAX通知	FAXを受信時に発信元が顧客情報の場合、顧客担当者に通知するための設定です。 通知する場合は、「顧客担当者に通知する」にチェックを入れてください。 通知は新着情報ポータルパーツに届きます。 ※個人設定で個人ごとに通知を受け取らないに設定することもできます。
運用ルール	運用ルールの表示機能を使用する、使用しないを設定します。 使用するに設定すると、メール一覧画面に「運用ルール」ボタンが表示されます。 メールを利用するときの共有事項を入力し、表示できます。
運用ルール編集権限	運用ルールの編集権限を与える対象を入力候補または選択ボタンから選択します。 ※こちらは上記の運用ルールを使用する場合に設定します。 ※未選択の場合、該当する共有メールアカウントのメールを参照できる社員は編集できます。

個人設定

メールに関する自分用の設定をします。
こちらで設定した内容は、他の社員には適用されません。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「個人設定」を選択します。
   ⇒「共有メール／個人設定」画面が表示されます。
4. 最後に、ボタンをクリックします。

設定項目一覧

メールBOX

メールBOXを設定します。
メールBOXには、あらかじめ整理しやすいように基本的なBOXが設定されていますがさらに、自由にいくつでも設定できます。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「メールBOX」を選択します。
   ⇒「共有メール／メールBOX」画面が表示されます。
4. ボタンをクリックします。
   ⇒新規登録画面が表示されます。
   ※ボタンをクリックし、作成することであらかじめ決めたBOXの配下に新規BOXを登録できます。
5. 必要項目を選択します。
6. 最後に、ボタンをクリックします。

設定項目一覧

補足

• メールBOXの並び替えについて
  移動したいBOXにチェック を入れて移動します。

説明	説明
	一番上に移動します。
	一つ上に移動します。
	一つ下に移動します。
	一番下に移動します。

振り分けルール

メールの振り分けを設定します。受信するメールを自動的にメールBOXに振り分け、たくさんのメールをあらかじめ整理できます。また、優先度も設定できます。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「振り分けルール」を選択します。
   ⇒「共有メール／振り分けルール」画面が表示されます。
4. ボタンをクリックします。
   ⇒新規登録画面が表示されます。
5. 必要項目を選択します。
6. 最後に、ボタンをクリックします。

補足

• 手動の自動振り分けは、メール一覧画面から操作します。
  ⇒「メールを振り分ける」
• 振り分けルールの並び替えについて
  ※振り分けルールの並び順は上にあるほど優先度が高くなります。
  移動したいルールにチェック を入れて移動します。

説明	説明
	一番上に移動します。
	一つ上に移動します。
	一つ下に移動します。
	一番下に移動します。

設定項目一覧

項目	説明
ルール名	自分で区別しやすいルール名を入力します。
条件	プルダウンメニューの「件名」「宛先」「送信者」「CC」「内容」の中から利用項目を選択し、キーワードを入力します。 プルダウンメニューの「をすべて含む場合」「のいずれかを含む場合」「に一致する場合」「をすべて含まない場合」「のいずれかを含まない場合」のいずれかを選択します。選択した複数の入力条件に対し、「すべての条件に適合する」「いずれかの条件に適合する」のいずれかを選択します。
振り分け先	メールの振り分け先を選択します。
付与するチェックマーク	条件に合致するメールを振り分ける際、チェックマークも一緒に付けることができます。 をクリックして、マークを選択します。
メール受信時	メール受信時に自動でメールを振り分ける場合はチェックを入れます。 ※チェックのない場合、メール一覧画面でのボタン操作でのみメールを振り分けることができます。 ※FAX Viewerアカウントの場合、送信元に合致しないメールは振り分けルールに関わらず迷惑メールBOXに入ります。
対応状況	メール受信時にセットする対応状況を選択します。 未選択の場合、区分「未着手」の先頭の対応状況が自動セットされます。 ※手動振り分け時は、こちらの設定は適用されません。
担当者	メール受信時にセットする担当者を選択します。 未選択の場合、同一アドレスから来たメールの直近担当者が自動セットされます。 ※手動振り分け時は、こちらの設定は適用されません。

送信時の振り分けルール

送信時の自動振り分けを設定します。
送信メールを自動的に指定のメールBOXに振り分けることができます。
また、振り分けの条件だけでなく優先度も設定することができます。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「送信時の振り分けルール」を選択します。
   ⇒「共有メール／送信時の振り分けルール」画面が表示されます。
4. ボタンをクリックします。
   ⇒新規登録画面が表示されます。
5. 必要項目を選択します。
6. 最後に、ボタンをクリックします。

補足

• 振り分けルールの優先度について
  振り分けルールの並びが上にあるほど優先度が高くなります。
  並び替える場合は、移動するルールにチェック を入れて移動してください。

説明	説明
	一番上に移動します。
	一つ上に移動します。
	一つ下に移動します。
	一番下に移動します。

設定項目一覧

項目	説明
ルール名	自分で区別しやすいルール名を入力します。
条件	プルダウンメニューの「件名」「宛先」「CC」「内容」の中から利用項目を選択し、キーワードを入力します。 プルダウンメニューの「をすべて含む場合」「のいずれかを含む場合」「に一致する場合」「をすべて含まない場合」「のいずれかを含まない場合」のいずれかを選択します。 選択した複数の入力条件に対し、「すべての条件に適合する」「いずれかの条件に適合する」のいずれかを選択します。
振り分け先	メールの振り分け先を選択します。
付与するチェックマーク	条件に合致するメールを振り分ける際、チェックマークも一緒に付けることができます。 をクリックして、マークを選択します。

補足
設定例）セミナー申し込みに関する送信メールは「セミナー申込BOX」に入れたい場合

①振り分け条件（ここでは件名に「セミナー申込」が含まれている場合）を設定します。

②振り分け先BOX（ここでは「セミナー申込BOX」）を選択してください。

迷惑メール

迷惑メールを設定します。スパムメールや、受け取りたくないメールなど、迷惑メールとして処理することで、自動的に迷惑メールBOXに振り分けることができます。｢＊（アスタリスク）｣を利用することで、メールアドレスの一括設定も可能です。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「迷惑メール」を選択します。
   ⇒「共有メール／迷惑メール」画面が表示されます。
4. 迷惑メールとして設定するメールアドレスを改行区切りで入力します。
   ※「＊（アスタリスク）」を利用して、一部のアドレスを指定することが可能です。
   ※「””（ダブルクォーテーション）」を利用して、一致するアドレスを指定することが可能です。
   ※社内メールには適用されません。
5. 最後に、ボタンをクリックします。

設定項目一覧

テンプレート

メールテンプレートを設定します。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「テンプレート」を選択します。
   ⇒「共有メール／テンプレート」画面が表示されます。
4. ボタンをクリックします。
   ⇒新規登録画面が表示されます。
5. 必要項目を入力し、最後にボタンをクリックします。

設定項目一覧

署名設定

署名を設定します。 自分の好きな署名をいくつでもタイトルをつけて登録することができます。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「署名設定」を選択します。
   ⇒「共有メール／署名設定」画面が表示されます。
4. ボタンをクリックします。
   ⇒新規登録画面が表示されます。
5. 必要項目を入力し、最後にボタンをクリックします。

設定項目一覧

補足

• 署名を無制限に登録することができます。
• 自動署名では、一番上の署名が使用されます。
• 署名設定の並び替えについて
  移動したい署名にチェック を入れて移動します。

説明	説明
	一番上に移動します。
	一つ上に移動します。
	一つ下に移動します。
	一番下に移動します。

一覧表示設定

メール一覧の表示について設定します。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「一覧表示設定」を選択します。
   ⇒「共有メール／一覧表示設定」画面が表示されます。
4. 省略表示したときに省略するアイコンは、省略可能にするにチェックを入れます。
5. ボタンをクリックし、一覧に表示する項目を設定します。
   ※「表示」ボタンをクリックするとメール一覧に表示され、「非表示」ボタンをクリックするとメール一覧から非表示になります。
6. 最後に、ボタンをクリックします。

補足

• すべての項目を「非表示」に設定はできません。
• 件名または添付ファイルを「非表示」設定にすると、ドラッグ＆ドロップによるBOX移動ができなくなります。
• ユーザー作成BOXを各BOXの下に作成した場合、親BOXと同じ表示内容になります。
• メール一覧表示の並び替えについて
  移動したい項目にチェック を入れて移動します。

説明	説明
	一番上に移動します。
	一つ上に移動します。
	一つ下に移動します。
	一番下に移動します。

【🔴】 メール一覧に必ず表示されます。
【🔵】 表示にしている場合、メール一覧に表示されます。
【―】 メール一覧に表示されません。

	アイコン	件名	宛先	送信者	送信日時	受信日時	最新対応者	サイズ
全てのBOX	🔴	🔵	🔵	🔵	🔵	🔵	🔵	🔵
受信BOX	🔴	🔵	―	🔵	―	🔵	🔵	🔵
送信BOX	🔴	🔵	🔵	―	🔵	―	🔵	🔵
送信済BOX	🔴	🔵	🔵	―	🔵	―	🔵	🔵
下書きBOX	🔴	🔵	🔵	―	🔵	―	―	🔵
迷惑BOX	🔴	🔵	―	🔵	―	🔵	🔵	🔵
削除BOX	🔴	🔵	―	🔵	―	🔵	🔵	🔵
ユーザー作成BOX	🔴	🔵	―	🔵	―	🔵	🔵	🔵

• FAX Viewerアカウントの場合
  • 上記の項目に加えて「添付ファイル」「発信元」「操作」の表示・非表示を設定できます。
  • 以下のBOXに一覧表示設定は適用されず、表示項目や並び順は固定になります。
    送信BOX、送信済BOX、下書きBOX、迷惑BOX、削除BOX

• 対応管理するアカウントの場合
  • 上記の項目に加えて「対応状況」「担当者」「確認状況」の表示・非表示を設定できます。

対応状況

対応状況のキーワード、配色、区分を設定します。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「対応状況」を選択します。
   ⇒「共有メール／対応状況」画面が表示されます。
4. キーワード名、色、区分を入力し、ボタンをクリックします。
   ⇒並びを変更する場合は、移動したいキーワードにチェックを入れて移動します。
5. 最後に、ボタンをクリックします。

確認依頼

メールを送信する前にチェックが必要な社員と、確認者を設定します。
チェックの対象とする担当者は、全体・部署・グループ・社員の単位で設定できます。
例えば、一律でチェックをしたい場合は全体で、アルバイトなど特定の立場の人のみチェックしたい場合は部署・グループ単位で、経験の少ない社員のみチェックしたい場合は社員単位で設定すると効率的です。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「確認依頼」を選択します。
   ⇒「共有メール／確認依頼」画面が表示されます。
4. ボタンをクリックします。
   ⇒新規登録画面が表示されます。
5. 必要項目を入力し、ボタンをクリックします。

設定項目一覧

対応管理の通知

新着情報のポータルパーツに表示する通知を設定します。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「対応管理の通知」を選択します。
   ⇒「共有メール／対応管理の通知」画面が表示されます。
4. 通知ごとに利用する、利用しないを選択します。
5. 最後に、ボタンをクリックします。

対応リマインド

メール受信後や下書き作成後、一定期間が経過しても対応完了していないメールをピックアップするための機能です。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「対応リマインド」を選択します。
   ⇒「共有メール／対応リマインド」画面が表示されます。
4. 必要項目を入力し、ボタンをクリックします。

設定項目一覧

手動変更アラート

対応状況を手動変更したメールをピックアップするための設定をします。
誤操作で完了扱いにしてしまった場合などに気づけるようにする機能です。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「手動変更アラート」を選択します。
   ⇒「共有メール／手動変更アラート」画面が表示されます。
4. 必要項目を入力し、ボタンをクリックします。

設定項目一覧

添付忘れ防止

メール送信時にファイルが添付されているかについて設定します。

補足

• 添付忘れ防止機能とは
  メール送信時、メール本文に条件を満たす内容が記載されていると警告が表示される機能です。条件は、｢条件1｣｢条件2｣の2種類を選択することが可能です。
  両方を利用すると、いずれの条件にも合致する場合に警告表示されます。
  例えば、｢条件1｣に『添付』、｢条件2｣に『参照してください』とした場合、『添付ファイルを参照してください。』等の文書が警告対象となります。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「添付忘れ防止」を選択します。
   ⇒「共有メール／添付忘れ防止」画面が表示されます。
4. 使用する「条件1」「条件2」のチェックボックスにチェックして、条件となる文字を改行区切りで入力します。
   ※片方の条件のみ利用することが可能です。
   その場合、入力された文字のいずれかが記載されているメールに警告表示されます。
   ※英文字は大文字、小文字の区別なくチェックします。
   ※片仮名、英数文字は半角、全角の区別なくチェックします。
5. 最後に、ボタンをクリックします。

自動メンテナンス

メンテナンス機能を自動で実行することができます。
都度、手動でメンテナンスを実行することが手間な場合に設定してください。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「自動メンテナンス」を選択します。
   ⇒「共有メール／自動メンテナンス」画面が表示されます。
4. ボタンをクリックします。
5. 必要項目を入力します。
6. 最後に、ボタンをクリックします。
   ⇒自動メンテナンス一覧に設定が追加されます。
   ※一覧はタイトルの昇順で並びます。タイトルが同じ設定がある場合は、実行目安の昇順で並びます。並び替えたい場合は、タイトルを編集してください。

設定項目一覧

項目	説明
タイトル	自動メンテナンスのタイトルを入力します。
実行目安	メンテナンスを実行するメールサイズの目安を設定します。
バックアップ通知先	自動メンテナンスが完了し、バックアップを取得したことを社内メールで通知できます。通知先となる社員を入力候補または選択ボタンから選択してください。 ※バックアップファイルは通知先の社員のみダウンロードできます。
処理対象のメール
処理	メンテナンスの処理内容を選択します。
対象	処理対象となるメールの条件を選択します。 条件に合致するメールすべて： 受信日時/送信日時および詳細な検索条件に合致するメールすべてに対して処理します。 指定したサイズを下回るまで： 受信日時/送信日時および詳細な検索条件に合致するメールに対して、指定したサイズを下回るまで処理します。 合計サイズと優先度を選択してください。 ※処理が「削除BOXに移動」の場合、容量は削除BOXを除外して計算されます。
受信日時/送信日時	処理する期間を指定します。
※以下の項目は「詳細な検索条件」を展開したときに表示されます。
メールBOX	処理する対象のメールBOXを指定します。 ※選択したBOXに限定して処理されます。配下のBOXには影響しません。
重要度	処理する対象の重要度を指定します。
チェックマーク	処理する対象のチェックマークを指定します。
対応状況	処理する対象の対応状況を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
担当者	処理する対象の担当者を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
添付ファイル	添付ファイルがあるメールのみ処理する場合、チェックを入れます。
バックアップするメール
処理	バックアップする対象の条件を選択します。 ※迷惑BOX、削除BOXはバックアップ対象外です。ご注意ください。 ※「処理対象のメールすべて」または「指定のメールのみ」を選択した場合、バックアップが完了すると社内メールでダウンロードできる画面のURLが通知されます。メールのURLをクリックするか、オプション設定＞メール＞ダウンロード画面を開いてダウンロードしてください。 例） ※バックアップしたメールは30日間サーバーに保存されます。 期限内にダウンロードしてください。 ダウンロードしたあとは、最初にダウンロードしてから5日間は再度ダウンロードすることができます。 ダウンロード期限を過ぎるとダウンロードできなくなります。
※以下の項目は「指定のメールのみ」を選択したときに表示されます。
メールBOX	バックアップする対象のメールBOXを指定します。 ※選択したBOXに限定して処理されます。配下のBOXには影響しません。
重要度	バックアップする対象の重要度を指定します。
チェックマーク	バックアップする対象のチェックマークを指定します。
対応状況	処理する対象の対応状況を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
担当者	処理する対象の担当者を指定します。 ※対応管理する場合、表示される項目です。
添付ファイル	添付ファイルがあるメールのみバックアップする場合、チェックを入れます。

読み込み

MBOX形式のファイルからメールを読み込みます。

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. 設定したいアカウントのボタンをクリックします。
   ⇒「共有メール／基本設定」画面が表示されます。
3. 「読み込み」を選択します。
   ⇒「共有メール／読み込み」画面が表示されます。
4. 読み込む条件を選択します。
5. ボタンをクリックし、読み込みファイルを選択します。
6. ボタンをクリックします。

条件項目一覧