電帳法ストレージ

▶ 電帳法ストレージについて

電子帳簿保存法に対応して、様々な書類の電子保存を行うためのストレージ・オプションです。

電子化することにより、書類を簡単に検索することができ、紙をファイリングする手間もなくなります。

また、業務処理に合わせた登録方法が用意され、
経理担当者だけでなく、営業担当や事務担当などの受領者にて分散登録することで効率化もできます。

適切な運用を行うための機能も備え、『NI Collabo 360』で電帳法関連書類の管理を一元化します。

補足

注意

電子帳簿保存法への対応について
- 本機能を正しく運用することで電子帳簿保存法に対応した形で書類の保存ができます。
  電子保存を開始するには「電子帳簿保存法スタートアップガイド」を参照ください。
- オンプレミス環境（NIホスティングサービス built on AWSでの運用を除く）では、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応することができません。
  詳細は上記資料を参照ください。

電帳法ストレージオプションが提供する機能を説明するにあたり、利用対象者は以下を想定して説明します。
参照：経理担当、書類管理者などの管理担当者
登録：経理担当、事務担当、営業担当者などの書類を受領、発行する社員

書類を電帳法ストレージに保存する流れについて、以下の運用を例に説明します。

①直接登録
電帳法ストレージに直接ファイルをアップロードします。
経理処理した支払明細書や銀行の振込明細など、承認などの業務フローが必要ない場合に利用します。
参照：「書類を保存する」

②メール転記
メールに添付された書類を電帳法ストレージに保存します。
取引内容がメール本文に記載されている場合、メール本文もデータ化して転記できます。
参照：「ウェブメール」＞「電帳法ストレージとの連携」
「共有メール」＞「電帳法ストレージとの連携」

③ワークフロー
営業担当者が受け取った書類を必要な内容とあわせてワークフロー申請します。
検収書など、承認などの業務フローに合わせて書類を保存するさいに、ワークフロー機能から登録してください。
承認が完了すると電帳法ストレージに自動で保存されます。
参照：「ワークフローと電帳法ストレージの連携」

④受注伝票
受注伝票を入力するさいに、注文書や申込書などをあわせて添付します。
取引関係書類を承認などの業務フローに合わせて保存するさいに、受注伝票に書類を添付して登録してください。
承認が完了すると電帳法ストレージに自動で保存されます。

適切に運用するため、システム設定で以下の内容を設定してください。
※設定するためにはシステム管理者権限が必要です。

電帳法ストレージに保存される書類管理者を設定します。
参照：「基本設定」
電帳法ストレージで保存する書類を定義します。貴社が取り扱う書類に応じて書類種別を設定します。
参照：「書類種別」
ワークフローの申請内容から電帳法ストレージに転記する項目を設定します。
こちらは、ワークフロー承認時に書類を自動保存する場合に設定してください。
参照：「電帳法ストレージ連携について」
受注伝票の内容から電帳法ストレージに転記する項目を設定します。
こちらは、受注伝票の承認時に書類を自動保存する場合に設定してください。
参照：「基本項目＞添付ファイル」