経費を登録

経費の登録方法は複数あります。用途に応じて使い分けてください。

• 経費を個別登録する
  出張日当など、領収書がない経費を手入力する際に利用します。
• ファイルアップロードから経費を登録する
  領収書の画像をアップロードすると、OCRがかかり必要事項が自動入力されます。
  領収書がある経費の場合、この登録方法を推奨します。
• 経費を一括入力する
  複数の経費をまとめて手入力する際に利用します。
  スケジュールを参照しながら経費を登録できるため、申請漏れを防止できます。
  画面幅の広いPC向けの画面です。
• ICカードの履歴から経費を登録する
  SuicaなどのICカード利用履歴から経費を登録します。
• カード利用明細から経費を登録する
  クレジットカードやETCの利用明細（CSVファイル）から経費を登録します。

▶ 経費を個別登録する

出張日当など、領収書がない経費を手入力する際に利用します。

1. メニューパレットより、経費精算アイコンをクリックします。
   ⇒「経費精算（申請）」画面が表示されます。
   ⇒「経費精算申請画面」
2. 経費入力ボタンをクリックします。
   ⇒経費入力ダイアログが表示されます。
3. 経費の内容を入力し、最後に保存ボタンをクリックします。

経費の登録項目

項目	説明
経費カテゴリー	経費の費目に合致するものを選択します。 選択したカテゴリーによって入力項目の表示や、申請ルールの判定が切り替わります。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／申請ルール」の「適用先」に該当しないカテゴリーは表示されません。
業務種別	経費の利用用途に合致するものを選択します。 主に仕訳の参考情報として利用します。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／業務種別」ですべての選択肢を「表示しない」設定にしている場合は表示されません。
出張	該当の経費が出張に関係する場合にチェックを入れます。 インボイス制度の「帳簿のみ保存の特例」に該当する経費かを区別するための項目です。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／経費カテゴリー」で「出張」が選択されたカテゴリーにのみ表示されます。
（支払手段）	該当の経費をコーポレートカードまたは小口現金で支払っている場合（非立替経費の場合）に選択します。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／基本設定」で「コーポレートカード」または「小口現金」を利用する場合にのみ表示される項目です。
利用日	支払日を入力します。 ※ICカードデータから転記されたデータの場合は編集できません。
時刻	利用時刻を入力します。 選択式で入力する場合は35:55まで、手入力で入力する場合は99:59まで入力できます。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／経費カテゴリー」で「時刻入力」が選択されたカテゴリーにのみ表示される項目です。
金額	支払金額を入力します。 ※ICカードデータから転記された0円以外のデータの場合は編集できません。
人・個・日	接待・会食の参加人数や出張日数などを入力します。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／経費カテゴリー」で「数値欄」が選択されたカテゴリーにのみ表示される項目です。
支払先	支払先を入力します。 過去に登録した支払先は、入力候補から選択できます。（①） 登録番号を利用している場合、登録番号も自動セットされます。（②）
登録番号	適格請求書発行事業者の登録番号を入力します。 入力すると登録番号の有効性を示すアイコンが表示されます。詳しくは「登録番号の検索・チェック機能」を参照してください。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／基本設定」で「登録番号」を利用する場合にのみ表示される項目です。
計上部門	各種マスタをサジェストから選択します。 ・最近選択したマスタは候補から選択できます。（①） ・「按分する」にチェックを入れると按分入力ができます。（②） 連携先マスタが顧客情報（SFA）・案件情報（SFA）の場合、経費利用日の商談情報・業務情報にセットされた顧客情報・案件情報が最近選択の候補に表示されます。 上記以外の連携先マスタでは、過去に登録した経費にセットされたものが候補に表示されます。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算・支払管理共通／マスタの基本設定」の「表示する画面」で「経費入力」のチェックを入れている項目のみが表示されます。
取引先
プロジェクト
汎用マスタ
メモ	必要に応じて入力します。
メモ２	必要に応じて入力します。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／基本設定」で「メモ２」を利用する場合にのみ表示される項目です。
添付ファイル	領収書を添付します。添付後、電子データの分類を選択してください。 スキャナ保存として添付できるファイルには、解像度など条件があります。 ⇒「スキャナ保存要件について」 経費申請をするとファイルが版管理の対象となり、完全削除できなくなります。 ⇒「添付ファイルの版管理」
関連ワークフロー	出張申請や購入稟議など、支出の根拠となる申請書を選択します。

登録番号の検索・チェック機能

• 登録番号を入力すると、その番号の有効性がアイコンで示されます。（①）
  各アイコンの意味は以下の通りです。
  ：登録番号が存在し、支払先名が国税庁が公表している名称と一致する
  ：登録番号は存在するが、支払先名が国税庁が公表している名称と一致しない
  ：登録番号が存在しないか、存在するが利用日時点では無効
• 参照ボタンからは「国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」の検索結果が開きます。（②）
• 存在する登録番号が入力された場合、入力欄の下に国税庁が公表している名称・住所が表示されます。（③）
  個人事業者の登録番号の場合、名称・住所は表示されません。②の参照ボタンから国税庁の公表サイトを参照することで確認してください。

複数日登録について

複数日にわたる出張の日当登録など、同一内容の経費を一括登録したい場合に使用します。

• 「複数日登録」にチェックを入れると専用の入力欄が展開されます。
• 利用開始日・利用終了日、金額を入力すると日数分の登録内容をプレビュー表示します。
• 利用日ごとの金額は「すべての日に同額をセット」か「金額を日割りにする」から選択できます。
• 一度に登録できる期間は20日までです。

外貨精算について

外貨で支払った金額を自国通貨に換算します。

• 外貨精算にチェックを入れると専用の入力欄が展開されます。
• 外貨金額欄に金額を入力すると、自国通貨の金額が自動計算されます。

走行距離入力について

走行距離に応じたガソリン代の支給で使用します。

• 走行距離入力にチェックを入れると専用の入力欄が展開されます。
• 「走行距離から金額を算出」を選択した場合は、走行距離を入力してください。
• 「金額から走行距離を算出」を選択した場合は、金額を入力してください。

一括撮影領収書との関連付け

経費申請画面で経費を新規登録する場合、一括撮影領収書と関連付けることができます。
一括撮影領収書とは、複数の領収書をまとめて1枚の写真で撮影したものです。この機能を利用することで、領収書の撮影と経費への添付操作の回数を削減できます。

• 本機能は、経費申請画面から開く新規登録の経費入力ダイアログでのみ利用できます。
  登録済みの経費と一括撮影領収書を関連付けたい場合は「一括撮影領収書」を参照してください。
• 「一括撮影領収書を添付する」にチェックを入れて保存すると、同じダイアログ内で入力した経費が自動的に関連付けられます。
• スキャナ保存として添付できるファイルには、解像度など条件があります。
  ⇒「スキャナ保存要件について」

申請ルールの参照

ガイドラインや経費カテゴリーごとの説明・必須項目などを「申請ルール」ボタンから確認できます。
表示内容は、システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／申請ルール」で設定できます。

説明が設定されている項目や入力必須の項目には、申請ルールが設定されていることを示すアイコンと吹き出しが表示されます。

経費精算アシスト

過去に登録済みの経費や、NI Collabo 360のスケジュール、Sales Force Assistant シリーズの商談情報などを元に、経費の入力をサポートします。

• 金額のサジェスト
  電車と推測されるカテゴリーを選択している場合、出発・到着に入力した区間の金額候補を表示します。
  
• 出発・到着のサジェスト
  経費利用日のスケジュール・商談情報から訪問先の位置情報を推測し、最適な駅の候補を表示します。
  
• 訪問先・利用目的のサジェスト
  経費利用日のスケジュール・商談情報から、訪問先の顧客名を表示します。
  

関連ワークフローの候補表示

出張申請や購入稟議などから、経費の利用日・金額に近いものが候補表示されます。
申請書の件名リンクをクリックすると、関連ワークフローにセットできます。

▶ ファイルアップロードから経費を登録する

領収書の画像やPDFをアップロードするとファイルが解析され、経費の必要事項が自動入力されます。
バスケット機能のスマートフォンアプリを使うと、より簡単に領収書の撮影・アップロードができます。
⇒「バスケットとは」
　「スマートフォン向けアプリ ＞ NI Collabo バスケットの使い方[Android]」
　「スマートフォン向けアプリ ＞ NI Collabo バスケットの使い方[iOS]」

ファイルのアップロード

1. メニューパレットより、経費精算アイコンをクリックします。
   ⇒「経費精算（申請）」画面が表示されます。
   ⇒「経費精算申請画面」
2. ファイルアップロードボタンをクリックします。
   ⇒ファイルアップロードダイアログが表示されます。
3. 電子データの分類を選択し、ファイルを添付して、「アップロード」ボタンをクリックします。
   ⇒アップロードしたファイルが画面下部の「アップロードファイル」の一覧に表示されます。
   　解析が完了すると、新着情報ポータルパーツに通知されます。

アップロード結果ダイアログ

解析が完了したファイルをクリックすると、解析結果を確認するダイアログが表示されます。
内容を確認して「セット」ボタンをクリックすると、経費として登録されます。

学習機能

書類の情報を学習させることで、読み込み精度を高められます。
「学習させる」リンクをクリックすると、学習モードが表示されます。
⇒「学習モード」

入力項目

• 解析結果をもとに各項目に値がセットされた状態で開きます。
• 解析結果から値がセットされた項目の場合、番号に色が付きます。
  プレビューにも番号が表示されるため、どのテキストからセットされたかを確認できます。（①）
  セットする値がない項目の場合、番号は白で表示されます。（②）
  
• 領収書の内容や過去に登録済みの経費から、経費カテゴリーが推測・自動選択されます。
  自動選択されたもの以外に候補がある場合、プルダウンの下に表示されます。
  

ボタン

項目	説明
	プレビューを拡大/縮小表示します。 ※Chrome、Microsoft Edge、Mac Safariのブラウザに対応しています。
	再度解析することで、解析結果の改善が期待できる場合には「再解析」ボタンを表示します。 解析結果の改善が期待できるのは以下の条件に合致する場合です。 ・文字情報を持つPDF ・OCR未実施

学習モード

書類の情報を学習させることで、読み込み精度を高められます。
アップロード結果ダイアログの「学習させる」リンクから、以下のダイアログを開きます。

1. 解析結果の箇所との紐づけを変更する項目を選択します。
   解除する場合は「解除」ボタンをクリックしてください。
2. 解析した結果が緑枠で表示されます。
   解析結果から紐づける箇所をクリックしてください。
   紐づいている箇所をクリックすると、紐づけが解除されます。
   範囲単位で項目の紐づけを解除する場合は、「✕」ボタンをクリックします。
   学習範囲を指定する場合は、点線の枠を動かしてください。
3. 紐づけの変更後は、「完了」ボタンをクリックして内容を保存します。

▶ 経費を一括入力する

複数の経費をまとめて入力する際に利用します。
スケジュールを参照しながら経費を登録できるため、申請漏れを防止できます。
画面幅の広いPC向けの画面です。

1. メニューパレットより、経費精算アイコンをクリックします。
   ⇒「経費精算（申請）」画面が表示されます。
   ⇒「経費精算申請画面」
2. 一括入力ボタンをクリックします。
   ⇒一括入力画面に遷移します。
3. 経費の内容を入力し、最後に経費申請ボタンをクリックします。
   その場で申請しない場合は、下書きボタンをクリックしてください。

一括入力画面のボタン・操作

各種ボタン

項目	説明
下書き	一括入力画面の入力内容を下書き保存します。 下書きは最大10個まで作成できます。 下書きしたデータは、経費精算申請画面の「一括入力」ボタンから開くメニューに表示されます。
下書き削除	下書きを削除します。 ※下書きした一括入力を開いた場合に表示されます。 ※下書きに含まれる登録済み経費（管理番号が発番された経費）は削除されません。
経費申請	一括入力画面で入力した経費を経費申請します。 ⇒「経費を申請する」 ※利用日と金額の両方を入力している行のみ経費申請できます。 ※下書きを経費申請するとその下書きは削除されます。
キャンセル	一括入力画面を閉じ、経費精算申請画面に戻ります。

入力欄 上部操作ボタン

項目	説明
申請者	代理申請する場合に、被代理者を選択します。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／代理申請」で、代理可能な社員がいる場合にのみ表示される項目です。
	入力行を追加します。 行が選択されている場合、または入力行が1行も存在しない場合にボタンが活性化します。 選択行の上に行が追加されます。 入力行の上限は200行までです。
	選択行を削除します。 行が選択されている場合のみ、ボタンが活性化します。
	選択行を上に移動します。 行が選択されている場合のみ、ボタンが活性化します。
	選択行を下に移動します。 行が選択されている場合のみ、ボタンが活性化します。
	選択行をコピーします。 行が選択されている場合のみ、ボタンが活性化します。
	コピーボタンで選択した値を選択行に貼り付けます。 行が選択されている場合のみ、ボタンが活性化します。 ※添付ファイルは貼り付け対象外です。 ※登録済みの経費をコピーして貼り付けた場合、件名・利用人数・個数・日数は反映しません。
追加：登録済み経費	経費選択ダイアログを開きます。 ダイアログから登録済みの経費・ICカードデータ・カード利用明細を選択して、入力行にセットできます。
申請ルール	申請ルールダイアログを開きます。

入力欄

項目	説明
	ボタンをクリックすると、補助入力ダイアログが開きます。 補助入力ダイアログから、「複数日登録」「外貨精算」「走行距離入力」を入力できます。 各入力項目の詳細は「経費の登録項目」を参照してください。 補助入力ダイアログから登録済みの場合には、ボタンの色が変更します。
	ボタンをクリックすると、関連ワークフロー選択ダイアログが開きます。 ダイアログからワークフローを選択すると、入力行に選択したワークフローがセットされます。
	ボタンをクリックすると添付ファイルの選択ダイアログが開きます。 ドラッグ＆ドロップでも添付できます。 ファイルを添付後、電子データの分類を選択してください。 スキャナ保存として添付できるファイルには、解像度など条件があります。 ⇒「スキャナ保存要件について」
キー操作	ショートカットキーで入力行を操作できます。
	Ctrl + Enter	入力行を追加します。 選択行の上に新規行を追加します。
	Ctrl + BackSpace	選択行を削除します。
	Ctrl + Delete
	矢印キー	入力欄を移動します。

▶ ICカードの履歴から経費を登録する

SuicaなどのICカードの利用履歴から経費を登録します。

ICカードデータの登録

ICカードの履歴情報を読み取る方法は、スマートフォン向けとPC向けの2つがあります。

1. スマートフォンアプリ「NI経費精算 Reader」を利用する
   スマートフォンに専用アプリをインストールすると、外出先でも簡単に経費を登録できます。
   ⇒「スマートフォン向けアプリ ＞ NI 経費精算 Readerの使い方[Android]」
   　「スマートフォン向けアプリ ＞ NI 経費精算 Readerの使い方[iOS]」
2. PCアプリ「ICカード経費精算連携アプリケーション」を利用する
   Felicaカードリーダー「SONY RC-S380」の購入と、カードリーダー連携用アプリ「ICカード経費精算連携」のインストールが必要です。
   ⇒「経費精算のオプション設定 ＞ ICカード管理」

ICカードデータの転記

スマートフォンアプリ「NI経費精算 Reader」、PCアプリ「ICカード経費精算連携アプリケーション」から登録したICカードの履歴情報を経費に転記します。

1. メニューパレットより、経費精算アイコンをクリックします。
   ⇒「経費精算（申請）」画面が表示されます。
   ⇒「経費精算申請画面」
2. 画面下部の「ICカードデータ」の一覧にある転記：経費ボタンをクリックします。
   複数のICカードデータをまとめて転記する場合は、対象のデータにチェックを入れて転記：経費ボタンをクリックします。
   ⇒経費入力ダイアログが表示されます。
3. 経費の内容を入力し、最後に保存ボタンをクリックします。

▶ カード利用明細から経費を登録する

クレジットカードやETCの利用明細（CSVファイル）から経費を登録します。

カード利用明細の一括取込

クレジットカード会社から発行された利用明細（CSVファイル）を経費精算機能に取り込みます。
詳しい操作方法は「カード利用明細を取り込む」を参照してください。

カード利用明細の転記

1. メニューパレットより、経費精算アイコンをクリックします。
   ⇒「経費精算（申請）」画面が表示されます。
   ⇒「経費精算申請画面」
2. 画面下部の「カード利用明細」の一覧にある転記：経費ボタンをクリックします。
   複数のカード利用明細をまとめて転記する場合は、対象のデータにチェックを入れて転記：経費ボタンをクリックします。
   ⇒経費入力ダイアログが表示されます。
3. 経費の内容を入力し、最後に保存ボタンをクリックします。