経費を申請

登録した経費を申請し、上司承認や経理処理に進みます。

ワークフロー機能と連携させて上長などの承認を得る方法と、ワークフローと連携させず直接経理担当者に提出する方法があります。ワークフローと連携させた際の詳細な操作は「経費精算とワークフローの連携」を参照してください。

▶ 経費を申請する

1. メニューパレットより、 経費精算アイコンをクリックします。
   ⇒「経費精算（申請）」画面が表示されます。
   ⇒「経費精算申請画面」
2. 経費申請ボタンをクリックします。
   ⇒経費申請の新規登録画面が表示されます。
   ⇒「経費申請画面」
3. 内容を入力し、申請する経費を選択します。
4. 最後に進む：ワークフロー申請ボタンをクリックします。
   ワークフローと連携していない場合は申請ボタンをクリックします。

▶ 経費申請画面

経費申請項目一覧

経費一覧

項目	説明
経費入力	経費入力ダイアログを表示し、経費を登録できます。
申請ルール	申請ルールダイアログが表示されます。
✔申請	一覧に表示されている経費に対して一括でチェックを入れることができます。
経費一覧	未申請の経費が一覧表示されます。申請する経費にチェックを入れてください。 ※一覧には2ヶ月前の精算期日+1日以降の経費が表示されます。 例）精算期日が20日、当日が7/1の場合 →利用日5/21以降の経費が表示されます。 初期表示されていない経費を申請したい場合は、経費精算申請画面にて申請する経費にチェックを入れ、経費申請してください。
項目/アイコン	項目名またはアイコンをクリックし、並び順を切り替えられます。
	選択した行の経費を編集できます。
スケジュール	申請者のスケジュール、商談情報、テレワーク予定が表示されます。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／スケジュール表示」の設定によって、表示する内容を制御できます。 ※オプション設定「NI Collabo 360 ＞ スケジュール／基本設定」にて、テレワークを表示しない設定をしている場合は表示されません。 ※閲覧制限などはNI Collabo 360のスケジュール表示に準拠します。
	ICカードリーダーから登録された経費、またはカード利用明細から登録された経費の場合、アイコンが表示されます。 ICカードから読まれた0円のデータを編集している場合、専用のアイコンで表示されます。
件名・利用目的	件名・利用目的が表示されます。 時刻入力・外貨精算・走行距離入力をしている場合、追加情報が表示されます。詳しくは「時刻・外貨精算・走行距離入力の表示」を参照してください。
登録番号	登録番号および登録番号の判定結果がアイコンで表示されます。 各アイコンの意味は以下の通りです。 ：登録番号が存在し、支払先名が国税庁が公表している名称と一致する ：登録番号は存在するが、支払先名が国税庁が公表している名称と一致しない ：登録番号が存在しないか、存在するが利用時点では無効 ：添付ファイルと支払先が入力されているが、登録番号が未入力
仮払	精算する対象の経費がある場合にチェックを入れます。 チェックを入れると、仮払申請の残金が減少していきます。 支払手段がコーポレートカードの経費の場合、相殺対象にならないためチェック欄は表示されません。
	関連付けているワークフローがある場合、アイコンが表示されます。 クリックすると、関連付けられているワークフローを展開表示します。
	添付ファイルがある場合、アイコンが表示されます。 アイコンをクリックすると、添付ファイルの参照やダウンロードできます。 各アイコンの意味は、以下の通りです。  ：経費に添付ファイルが1つあります。  ：経費に添付ファイルが複数あります。  ：一括撮影領収書と関連付けられています。 ※処理状態が「新規、訂正待、経理差戻」のとき、編集できます。
関連情報	領収書合計金額、計上部門、取引先、プロジェクト、汎用マスタを入力するダイアログを開きます。日付行の一括更新ボタンから、同日の関連情報をまとめて更新することもできます。 領収書合計金額 消費税の10%と8%が混在する領収書など、1つの領収書から複数の経費を登録する際に、領収書の合計金額を入力します。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／基本設定」で「領収書合計金額の利用」が利用する設定の場合にのみ表示されます。 計上部門・取引先・プロジェクト・汎用マスタ ・「按分する」にチェックを入れると、按分入力ができます。 ・按分時の端数は切り捨てで、金額誤差は最も按分率の高い按分先で調整されます。同率だった場合は表示されている最初の按分先で調整されます。 ※システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算・支払管理共通／マスタの基本設定」で「利用する」設定になっているマスタのみが表示されます。

添付ファイル一覧

件名の自動入力

システム設定「NI Collabo 360 ＞ 経費精算／基本設定」の「経費申請の件名初期値」によって入力欄が切り替わります。

• 「経費申請の件名初期値」で予約語を使用している場合
  直接入力不可になります。
  
  
  をクリックすると、申請後の件名を確認できます。
  
• 補足欄を表示する場合
  自動入力以外に任意の値を追加できます。
  

締め日について

• 締め日の選択肢には、以下のすべての条件を満たすものが表示されます。
  • ロケールが合致する
  • 適用先に合致する
  • 締め日期間の開始が今日以前
  • 申請期限が今日以降
  • 支払予定日が今日以降（支払予定日が未指定の締め日も含む）
• 締め日までに他に経費を利用する予定がない場合に早めに申請できるよう、1つ先の締め日も選択できるようになっています。
  例）10日ごとに締め日を設定
  新規申請時の日付が12/21だった場合表示される選択肢
  ・20日締め – 締め日：12/20、申請期限：12/23
  ・月末締め – 締め日：12/31、申請期限：1/5
• 締め日の申請期限日を過ぎると経費申請できなくなります。
  ただし、コーポレートカードで支払った経費は締め日のチェック対象外です。締め日を超えていても申請できます。詳しくは「締め日を運用する」を参照してください。

一括撮影領収書

一括撮影領収書とは、複数の領収書をまとめて1枚の写真で撮影したものです。
複数の経費を関連付けることで、画像を1ファイルにまとめることができます。
ファイルを添付したあと、経費との関連付けを行ってください。

• 表示している領収書と経費を関連付けます。（①）
• 関連付けを解除します。（②）
• 関連付けられた経費一覧の表示・非表示を切り替えます。（③）
• 複数添付している際に、表示している領収書を切り替えられます。（④）

時刻・外貨精算・走行距離入力の表示

時刻・外貨精算・走行距離入力がされている場合、経費一覧の「件名・利用目的」の欄に以下の情報が表示されます。

• 時刻を入力した場合
  件名・利用目的の欄に、開始時刻・終了時刻と総時間が表示されます。
  
• 外貨精算した場合
  件名・利用目的の欄に、アイコンとレートが表示されます。
  システム設定と異なるレートを使用した場合にはアイコンが隣に表示されます。
  アイコンのツールチップには、外貨で支払った金額、入力したレート、システム設定で設定されているレートが表示されます。
  
• 走行距離入力した場合
  件名・利用目的の欄に、アイコンと単価マスタが表示されます。
  システム設定と異なる単価マスタを使用した場合にはアイコンが隣に表示されます。
  アイコンのツールチップには、走行距離、入力した単価、システム設定で設定されている単価が表示されます。
  

スマートフォンでの表示

スマートフォンで経費申請画面を参照している場合、経費一覧に表示する内容を変更することができます。スマートフォンの小さい画面でも申請内容が確認しやすくなります。

• 表示設定（①）
  省略表示しているとき、経費一覧に表示する項目を選択することができます。
• すべて展開・すべて省略（②）
  経費一覧のすべての経費に対してすべての項目を表示（展開表示）するか、一部の項目のみ表示（省略表示）するかを切り替えることができます。
• 展開・省略（③）
  経費ごとに展開表示・省略表示を切り替えることができます。

▶ 申請ルールのチェック

経費申請時に申請ルールによるチェックが実施され、警告・違反があれば画面上部にメッセージが表示されます。

経費一覧では、警告と違反でアイコンが区別して表示されます。

• 警告
  警告に該当する場合、ルール違反の旨を表示しますが、そのまま申請できます。
  経費一覧にはアイコンが表示されます。
  
• 違反
  違反に該当する場合、ルール違反の経費は内容を修正するまで申請できません。
  経費一覧にはアイコンが表示されます。
  

▶ 重複した経費のチェック

同じ経費を申請している可能性がある場合、画面上部に注意書きが表示され、重複登録を防止します。

注意書きは、以下のいずれかの条件に合致するとき表示されます。

• 申請者が「同じ日」「同じ金額」の経費を「別の経費申請」で登録していた場合（添付ファイルがある経費が対象）
• 申請者とは異なる社員が「同じファイル」を添付して経費を登録していた場合
• 申請者とは異なる社員が「同じ日」「同じ金額」「同じ支払先」の経費を登録していた場合（添付ファイルがある経費が対象）

▶ 経費精算アシスト

アシスタントが申請内容をチェックして、申請・承認時のヌケ・モレ・入力間違いなどをお知らせします。
スケジュールや金額などに ◥ マークが表示された場合、該当箇所をクリックして吹き出しの内容を確認してください。

申請漏れの注意喚起

締め日の期間内に商談情報またはコラボスケジュールが登録されているのに、交通費の申請がないことをお知らせします。

利用駅のチェック

訪問先の最寄り駅やよく利用される駅が申請されていない場合にお知らせします。

電車運賃のチェック

過去の経費データをもとに、普段の金額と異なる場合にお知らせします。
「ICカードの履歴がなくて手入力した電車運賃が、ICカードではなく切符の料金になっている」といった場合の気づきになります。

タクシー利用の妥当性チェック

その日利用した駅から訪問先までの距離を表示し、タクシーを利用するのに妥当な距離かを判断しやすくします。

▶ 添付ファイルの版管理

経費申請をするとファイルが版管理の対象となり、完全削除できなくなります。

• 版管理の対象となるのは、拡張子がjpeg , jpg , jpe , png , pdfのファイルです。
• 版管理の対象となったファイルは以下の操作ができます。
  • コメント入力
    経理担当者から領収書の再撮影などを依頼する場合、注意点などを補足できます。
    
  • 改版
    添付済みのファイルを修正する際に利用します。
    ファイルを変更したあと、改版前の添付ファイルとコメントを引き続き確認できます。
  • 差し替え
    添付済みのファイルを修正する際に利用します。
    ファイルを変更したあと、差し替え前のファイルとコメントは表示されません。
  • 削除
    画面上は非表示になりますが、精算担当者・支払担当者は削除済みのファイルも確認できます。
    

▶ スキャナ保存要件について

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たしているファイルには、スキャナ保存要件を満たしている旨が表示されます。以下の条件をすべて満たしているとき、スキャナ保存要件を満たしていると判断されます。

• JPEGファイルの場合
  • 448画素 × 448画素、総画素数 200,704画素以上である
  • カラー画像（24ビットカラー以上）である
• PDFファイルの場合
  • 解像度が200dpi以上である
  • カラー画像（24ビットカラー以上）である

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たしていないファイルには、「画素数不足」などスキャナ保存要件を満たしていない旨が表示されます。

電子データの分類で「スキャナ保存」を選択している場合、申請ルールの設定によってはスキャナ保存要件を満たしていないファイルでは申請できません。スキャナ保存要件を満たしたファイルを添付しなおしてください。