▶ ファイルをアップロード
経費精算するさいに添付するファイルを事前にアップロードできます。ファイルのアップロードは、経費精算一覧画面、経費精算ポータルパーツ、メニューパレットなどから行なえます。
※メニューパレットのアイコンからファイルをアップロードする場合は、アイコンを作成してください。
⇒「アイコンを追加する」
こちらでは、経費精算一覧画面からのファイルアップロードを例に説明します。
- メニューパレットより、
経費精算アイコンをクリックします。
⇒「経費精算（申請）」画面が表示されます。
⇒「経費精算申請画面」 
ボタンをクリックします。- 電子データの分類を選択後、添付ファイルにアップロードするファイルを添付し、アップロードボタンをクリックします。
⇒アップロードしたファイルが、アップロードファイル一覧に表示されます。
解析が完了すると、新着情報ポータルパーツに通知されます。
※添付できる拡張子は、『jpeg , jpg , jpe , png , tiff , tif , pdf』です。
※アップロードしたファイルのステータス（解析中/解析済み）は、経費精算ポータルパーツからも確認できます。
補足
- アップロードファイルのクリーニングについて
解析済みファイルを登録しないまま一定期間を過ぎた場合、不要なデータと判定し、自動的に削除されます。
ファイル解析実行時、7日ごとに1回クリーニングが行われます。
自動削除までに期限が近づいていることを通知します（残り1ヶ月、残り1週間の計2回）。
2回通知後、クリーニングを実行時に60日以上経過したファイルは自動削除されます。
そのため、登録すべきアップロードファイルは早めの登録をおすすめします。
▶ アップロード結果ダイアログ
解析が完了したファイルをクリックすると、解析結果を確認するダイアログが表示されます。
補足
- ファイル解析について
- 以下の拡張子かつサイズが4MB以下のファイルをアップロードした場合、ファイル解析され値が自動入力されます。
対象：pdf , jpeg , png , tiff - PDFファイルの場合、2ページ目までを対象に解析されます。
文字情報がある場合はOCR機能を使用せず、PDFの文字情報を使用します。
文字情報がない場合はOCR機能を使用して、文字を認識します。
文字情報の有無は、文字の検索やコピーなどの操作ができるかにより判断されます。 - 画像（jpeg , png , tiff）ファイルの場合、OCR機能を使用して文字を認識します。
- 以下の拡張子かつサイズが4MB以下のファイルをアップロードした場合、ファイル解析され値が自動入力されます。
- OCR機能の使用について
- クラウド環境の場合、電帳法ストレージオプションの導入が必要です。
- オンプレミス環境の場合、電帳法ストレージオプションを導入かつ保守契約が必要です。
保守契約されていることを判断するため、ユーザーサポート連携を設定してください。
外部とHTTPS通信でき、サーバーの時刻がずれていない必要があります。
- OCR機能の使用制限について
- 大量にファイルをアップロードした場合、処理を中断する場合があります。
- 解析処理が1時間以上続いていた場合、処理を中断します。
- 15分経過後にNI Collaboにアクセスすると処理を再開します。
これにより、一度に大量にアップロードした場合でも処理の停滞を防ぎ、
全体の処理時間の短縮が見込めます。
【入力モード】
学習機能
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 学習させる | 書類の情報を学習させることで、読み込み精度を高められます。 「学習させる」リンクをクリックすると、学習モードが表示されます。 ⇒「学習モード」 |
入力項目
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 経費/交通費登録項目 | 解析結果をもとに各項目に値がセットされた状態で開きます。 解析結果から値がセットされた項目の場合、番号には色が付きます。 プレビューにも番号が表示されるため、どのテキストからセットされたか確認できます。（①） セットする値がない項目の場合、番号は白で表示されます。（②）  |
ボタン
| 項目 | 説明 |
|---|---|
 | プレビューを拡大/縮小表示します。 ※Chrome、Microsoft Edge、Mac Safariのブラウザに対応しております。 |
 | 再度解析することで、解析結果の改善が期待できる場合には「再解析」ボタンを表示します。 解析結果の改善が期待できるのは以下の条件に合致する場合です。 ・文字情報を持つPDF ・OCR未実施 |
【学習モード】
- 解析結果の箇所との紐づけを変更する項目を選択します。
解除する場合は「解除」ボタンをクリックしてください。 - 解析した結果が緑枠で表示されます。
解析結果から紐づける箇所をクリックしてください。
紐づいている箇所をクリックすると、紐づけが解除されます。
範囲単位で項目の紐づけを解除する場合は、「✕」ボタンをクリックします。
学習範囲を指定する場合は、点線の枠を動かしてください。 - 紐づけを変更後は、「完了」ボタンをクリックして内容を保存します。