文書ファイルを登録する

文書ファイルを登録する

文書ファイルを新規登録します。

1. メニューパレットより、文書共有管理アイコンをクリックします。
   ⇒「文書共有管理」画面が表示されます。
2. ボタンをクリックします。
   ⇒新規登録画面が表示されます。
3. 内容を入力し、最後に ボタンをクリックします。

文書ファイルの登録項目一覧

項目	説明
ファイル	ボタンを選択して登録するファイルを選択します。 ※添付ファイルの最大容量は、以下のシステム設定画面より設定されています。 システム設定＞基本設定＞共通＞添付ファイル容量 設定については、システム管理者へご確認ください。 ※添付できるファイル数は1つです。 ⇒「ファイルを添付する/ダウンロードする」
タイトル	文書ファイルのタイトルを入力します。 ※未入力時はファイル名がタイトルとして保存されます。
保存先	登録した文書を保存する文書BOX名がセットされます。 ※保存先の文書BOXを変更する場合は、入力候補または選択ボタンから選択してください。
保管する版数	改版したファイルを過去何版分まで保存するかを選択します。 【例】 過去1版分として登録し、ファイルを1度改版すると改版ファイルが第2版として保存され、第1版ファイルが過去バージョンとして保存されます。 その後もう一度ファイルを改版すると一番はじめのファイル（第1版）は削除されます。 ※システム設定で改版履歴保存設定を使用しない設定の場合、この項目は表示されません。 ※システム設定から最大保存数を設定できます。
内容	ファイルの説明を入力します。 ⇒「リッチテキスト形式で入力する」
検索キーワード	登録情報以外で検索時にヒットさせるためのキーワードを入力します。
所有者	所有者となるユーザーの所属部署と氏名が表示されます。 所有者は全権限付与された管理者権限扱いとなります。アクセス制限による制限は掛かりません。 ※所有者変更の詳細は「所有者変更について」を参照してください。
登録情報	登録した年月日と社員名がセットされます。 ※登録時には表示されません。
更新情報	更新した年月日と社員名がセットされます。 ※登録時には表示されません。
アクセス制限	この文書ファイルにアクセスできる部署/役職/社員を制限します。 設定の詳細は、「情報を選択する」を参照してください。 アクセス制限の詳細は「アクセス制限について」を参照してください。 ※新規登録または改版時、参照権限がある対象ユーザーの文書共有管理ポータルパーツへ通知されます。 「閲覧可能者のポータルパーツに表示しない」にチェックを入れると、文書共有管理ポータルパーツには通知されません。
通知	登録する文書ファイルを任意のユーザーに通知したい場合、チェックボックスにチェックして対象を選択します。 ⇒「情報を選択する」 通知方法としてポータル通知、社内メール通知、社外メール通知から選択してください。 ポータル通知 新着情報ポータルパーツに通知されます。 社内メール通知 社内メールが起動し、通知情報を該当者に送信することができます。 社外メール通知 社外メールが起動し、通知情報を該当者に送信することができます。 ※ポータル通知、社内メール通知、社外メール通知を同時に選択することはできません。 ※社外メール通知するためには登録者の社外用メールアカウントが設定されている必要があります。

文書ファイルを編集する

文書ファイルのタイトルや保存先の文書BOXなどを変更します。
※登録しているファイルを変更する場合は『改版』となります。
　操作方法は「文書ファイルを改版する」を参照してください。

1. メニューパレットより、文書共有管理アイコンをクリックします。
   ⇒「文書共有管理」画面が表示されます。
2. 編集する文書ファイルのタイトルをクリックします。
   ⇒参照画面が表示されます。
3. ボタンをクリックします。
   ⇒編集画面が表示されます。
   ※登録する項目については「文書ファイルの登録項目一覧」を参照してください。
4. 内容を入力し、最後に ボタンをクリックします。

所有者変更について

文書ファイル登録後でも所有者を変更できます。