メールを対応管理する

対応管理機能を使用すると、メールごとに対応状況（ステータス）や担当者をセットできるようになります。担当者を明確にして状況を可視化することで、返信漏れや二重対応を防止します。
また、送信前のダブルチェックを必須化して、ミス防止・対応品質向上を図ることもできます。
ヘルプデスクなど、複数人で分担してメール対応する際にご利用ください。

各種設定

対応管理機能を利用するために、以下を設定してください。

1. アカウント設定
   ⇒「対応管理する」を選択します。
   ⇒「共有メールアカウントを登録する」
2. 対応状況の変更
   ⇒運用に合わせてキーワードの名称変更や追加を行います。
   ⇒「対応状況」
3. メール受信時の担当者指定
   ⇒振り分けルールを使って、メールに応じて担当者を自動セットすることができます。
   ⇒「振り分けルール」
   
   ⇒振り分けルールに一致するものがない場合、同一アドレスから来たメールの直近担当者が自動セットされます。自動セットしたくない場合は設定でOFFにできます。
   ⇒「基本設定」＞「担当者の自動セット」
4. 確認依頼の設定
   ⇒ダブルチェックを必須化したい場合は、必須にする社員などを設定します。
   ⇒「確認依頼」
   
   ⇒ダブルチェックを必要としない場合は、確認依頼の機能を非表示にできます。
   ⇒「基本設定」＞「確認依頼」
5. 通知の設定
   ⇒新着情報のポータルパーツに通知する内容を指定します。
   ⇒「対応管理の通知」
   
   ⇒メールの件数が多く定期的にメールを確認している場合、メール1件ずつの通知を利用せず、専用のポータルパーツなどで状況を把握することもできます。
   ⇒「共有メールパーツを設定する」
6. 抜け漏れ防止の設定
   ⇒返信が遅れているメールをピックアップするための条件を設定します。
   ⇒「対応リマインド」
   
   ⇒誤操作などで対応状況が変更された場合に通知を受け取ることができます。
   ⇒「手動変更アラート」

対応状況の自動更新

メール受信から返信までの操作に応じて、対応状況は自動的に変わります。
基本的な動作は以下の通りです。

1. メール受信時は、区分が「未着手」の対応状況になる。
2. 返信・転送メール作成中は、区分が「仕掛り」の対応状況になる。
3. 返信メール送信後は、区分が「完了」の対応状況になる。
4. 転送メール送信後は、区分が「仕掛り」の対応状況になる。

• 同一区分のキーワードが複数ある場合、その区分内で並び順が先頭のキーワードになります。
• 返信・転送メールの対応状況を「未着手」または「完了」に手動変更して下書き保存すると、下書きメールは手動指定した対応状況になり、受信メールは自動的に「仕掛り」の対応状況になります。（返信が完了するまで、受信メールは自動的に「完了」にはならない）

新規

新規メールを作成→確認依頼→承認→担当者が送信したときの状態と担当者は以下の通りです。

返信

受信メールから返信メールを作成→確認依頼→承認→担当者が送信したときの状態は以下の通りです。

転送

受信メールから転送メールを作成→確認依頼→承認→担当者が送信したときの状態は以下の通りです。

対応管理項目を編集する

1. メニューより、共有メールアイコンをクリックします。
   ⇒「共有メール／メールアカウント」画面が表示されます。
2. アカウントを選択します。
   ⇒メールの一覧画面が表示されます。
3. 対応管理項目を編集するメールを表示します。
4. 対応状況、担当者を選択します。
   ⇒確認依頼を必要とする場合は、「確認依頼する」にチェックを入れ、確認者を選択します。
   ⇒共有事項などがある場合は、対応メモに内容を入力します。

5. 最後に、ボタンをクリックし、対応管理項目を保存します。

項目一覧

確認依頼

1. 確認依頼するメールの作成画面を開き、内容などを入力します。
2. 「確認依頼する」にチェックを入れ、確認者を選択します。
   ※確認依頼を必須としている場合や確認者の変更を許可されていない場合は、編集不可で表示されます。
3. ボタンをクリックし、確認者へ確認依頼します。

承認・差戻する

1. 確認依頼された下書きメールを開きます。
2. 内容を確認し、承認または差戻します。