▶ 請求データを確認する
参照画面
リスト表示画面よりも詳細な内容を確認する場合は、フォームの参照画面を開いてください。
参照画面は、一覧画面の
（参照）ボタンをクリックすると開きます。
請求書サマリー
請求データに関連する情報をまとめたものを、請求書サマリーと呼びます。
請求書サマリーを確認することで、請求書の発行状況やダウンロード状況がひと目でわかります。
件数のリンクをクリックすると、リスト表示画面が開き、対象を一覧表示します。
たとえば、アカウント登録が済んでいない請求先への連絡やダウンロードが済んでいない請求書の連絡などにご活用ください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 取込結果：請求データの取り込み結果が表示されます。 | |
| 帳票件数 | 取り込んだ件数が表示されます。 |
| 明細件数 | 取り込んだ明細件数が表示されます。 CSVファイルの請求データを取り込んだときに表示されます。 |
| 合計金額 | 取り込んだ請求データ全体の合計金額が表示されます。 CSVファイルの請求データを取り込んだときに表示されます。 |
| 重複データ | 取り込んだ請求データから作成される請求書と同じ書類番号の請求書件数が表示されます。（発行状況が『取り消し』となっている対象は省いた件数です） 重複した請求書を一括で取り消したい場合は、「一括取り消し(重複データ)」から取り消し処理ができます。 ※件数リンクから重複データ一覧が表示されます。必要に応じて取り消しや削除などの対応をしてください。 |
| マイページ利用状態：請求先のアカウント登録状況が表示されます。(発行方法がマイページの場合) | |
| 利用中 | マイページを利用中の請求先件数が表示されます。 |
| 仮登録 | アカウント開設の案内後、アカウント登録が完了していない請求先件数が表示されます。 ※件数リンクから仮登録の一覧が表示されます。 必要に応じてパスワード再発行など、アカウント登録を促せます。 |
| 未開設 | アカウント開設を案内していない請求先件数が表示されます。 E-mailが入力済となっている請求先を対象に、「アカウント開設」からアカウント開設メールを一括送信できます。 ※件数リンクから未開設の一覧が表示されます。必要に応じてアカウント開設の案内や、E-mailの未収集先には担当者に連絡して収集を依頼できます。 |
| 停止 | マイページの利用状況が停止の請求先件数が表示されます。 |
| 請求先E-mail：請求先のE-mail登録状況が表示されます。（発行方法がスポットの場合） | |
| 入力済 | E-mailが登録済です。 |
| 未入力 | E-mailが未登録です。 |
| 請求書：請求書の発行までの状況が表示されます。 | |
| 公開済 | 請求先に公開している請求書の件数が表示されます。 |
| 本登録待ち | 公開準備が完了しているが、請求先のマイページ利用状態が利用中になっていないため公開できていない先の件数が表示されます。 ※発行方法がマイページの場合に表示されます。 |
| 公開予約中 | 発行予約済みの請求書件数が表示されます。 ※発行方法がマイページの場合、マイページの利用状態が停止以外の合計件数となります。 |
| 非公開 | 請求書が非公開の請求書件数が表示されます。 請求書が未発行、またはマイページの利用状態が停止、発行法が停止の請求書の件数です。 |
| 配信状況：メール配信の状況が表示されます。 | |
| 未配信 | メールを配信していない公開済の請求書件数が表示されます。 ※請求書が公開または公開予約中の状態で未配信の件数です。 |
| 準備中 | メール配信を準備中の請求書件数が表示されます。 |
| 成功 | メール配信に成功した請求書件数が表示されます。 |
| エラー | メール配信したときにエラーとなった請求書件数が表示されます。 |
| DL状況：請求書のダウンロード状況が表示されます。 | |
| 未DL | ダウンロードされていない請求書の件数が表示されます。 ※請求書が公開または公開予約中の状態で未DLの件数です。 |
| DL済 | ダウンロードされた請求書の件数が表示されます。 |
| 郵送状況：請求書の郵送状況が表示されます。 | |
| 未郵送 | 請求先の郵送依頼が「あり」の場合に、未郵送である請求書の件数が表示されます。 ※請求データを登録した時点での請求先の郵送依頼に従います。 |
| 郵送済 | 郵送区分が郵送済となっている請求書の件数が表示されます。 |
▶ 請求書の発行予約をする
取り込んだ請求データから請求書を発行するためには、発行日時を予約する必要があります。
- 発行予約をする請求データの参照画面を開きます。
- 「発行予約」ボタンをクリックします。
⇒発行予約ダイアログが表示されます。 - 発行日時、社内メモ、お知らせを入力します。
請求書を発行後にメールで通知する場合は、発行通知にチェックを入れてください。
※10分以内の発行予約はできません。 - 最後に「実行」ボタンをクリックしてください。
補足
- 発行通知の内容はシステム設定で変更できます。
請求書フォームごとに発行通知のテンプレートが指定できます。
変更はシステム管理者へご連絡ください。
システム設定＞Sales Billing Assistant＞メール通知／発行通知
システム設定＞Sales Billing Assistant＞メール通知／発行通知のテンプレート割り当て - 発行通知のメール送信の対象は請求書の公開方法によって異なります。
請求マイページ方式：請求先ごとに1通のメールが送信されます。
直接ダウンロード方式：請求書ごとに1通のメールが送信されます。 - 自動メール配信をした際の予約語について
発行予約をした時点のデータから作成されます。発行予約前に請求先のデータなどのメンテナンスを完了させてください。
（発行予約が3日以上先の場合にはメール送信予約が完了した時点でのデータになります。） - NI Collabo 360のワークフロー機能と連携している場合
発行予約する前にワークフロー申請が必要となります。
概要は「ワークフロー連携する」にて説明しております。こちらを参照してください。
▶ 請求書の発行予約をキャンセルする
発行予約した請求データの予約を発行する前にキャンセルできます。
※発行日時より10分未満になると予約が完了します。発行状況が「予約済」の発行予約はキャンセルできません。
- 発行予約をキャンセルする請求データの参照画面を開きます。
- 「予約キャンセル」ボタンをクリックします。
⇒正常に処理された場合は、発行状況が「予約待ち」になります。
▶ 社内メモやお知らせの内容を編集する
予約発行するさいに入力した社内メモやお知らせを編集できます。
※お知らせを編集したさい、すでに送信されたメールには反映しません。
- 編集する請求データの参照画面を開きます。
- 「編集」ボタンをクリックします。
- 内容を入力し、最後に「保存」ボタンをクリックして内容を保存します。
▶ 請求データを削除する
- フォームの参照画面を開き、「編集」ボタンをクリックします。
- 「削除」ボタンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されます。
削除する場合は、「はい、削除します。」にチェックを入れて「実行」ボタンをクリックしてください。
※削除したデータは元に戻せません。削除するさいはご注意ください。
削除時の補足
- ワークフローを申請中のときは削除できません。（取り下げや却下など一旦申請を完了させてから削除してください）
- 発行予約中の場合は削除できません。（発行予約をキャンセルしてから削除してください）
- 請求書を発行した請求データは削除できません。
- 請求データを削除しても、作成された請求書は削除できません。（取り込んだデータも含めて削除したい場合は先に請求書を一括削除してから請求データを削除することをお勧めします）
- 請求データを削除した場合、対象の請求書の請求書発行リマインド通知の自動配信は実行されません。