NI Collabo 360「経費精算」
以下のステップで「スキャナ保存」、「電子取引」の対応ができます。
| Step1 | 領収書などの証憑をアップロード |
| Step2 | 記録事項「支払先」「利用日」「金額」を入力 |
| Step3 | 経費申請を精算済にして電子データを保管 |
| Step4 | 必要に応じて法的要件に沿った形式で検索・出力可能 |
■スキャナ保存の補足
- 領収書を紙で受け取った場合、スキャナでスキャンするかスマートフォンのカメラで撮影したデータをアップロードします。
注意事項・制限事項の「スキャナ保存のためのスキャン・写真撮影の注意事項」に留意してください。 - 複数の領収書を1つの電子ファイルにまとめる運用の場合、経費申請フォームの「一括撮影領収書」にファイルを添付し、対応する経費と関連づけて申請します。
一括撮影領収書のスキャン・写真撮影のポイントは「一括撮影領収書作成ガイド」に詳細が記載されているので確認してください。 - 領収書の原本は不備等に備えて経費申請の支払が確定するまでは申請者で保管するようにしてください。
- 規程で定めた入力期間を超過して「精算済」にした場合、紙の原本を保管しておく必要があります。
- 適法に保管するため、書類受領後から規程で定めた入力期間（最長で2ヶ月と7営業日）以内に「精算済」にする必要があります。
クレジットカードを利用しており請求額の確定後に経費申請する場合は、特にご注意ください。 - 申請者（代理申請機能を利用する場合は代理申請者）がスキャナ保存要件上の入力者となります。
申請者が、申請するすべての経費について、添付ファイルと入力内容が合致しているか確認する必要があります。
■保存要件の留意事項
- 経費申請の処理状態は「精算済」が電子帳簿保存法上の保存対象です。
それ以外の処理状態は「支払が未確定の経費申請」という扱いであるため、保存対象とはしておりません。
■検索要件の留意事項
- 1領収書の明細を分割して経費を登録する場合、すべての経費に領収書を紐づける必要があります。
- 対応方法1
経費申請フォームで「一括撮影領収書」に領収書を添付し、経費との関連付けをする。 - 対応方法2
すべての経費に領収書を添付する。
- 対応方法1
- 領収書の合計金額と経費の金額が異なる場合、領収書の合計金額を入力する必要があります。
関連情報欄の「領収書合計金額」に領収書の合計金額を入力してください。
「領収書合計金額」が表示されていない場合、
『システム設定＞NI Collabo 360＞経費精算／基本設定』の設定を変更してください。
■関連する製品マニュアル
ユーザー操作マニュアル「NI Collabo 360」＞「経費精算」
- 電子データ（領収書）の登録及び記録事項を入力する操作
「経費を登録する」を参照（経費明細）
「経費を申請する」を参照（一括撮影領収書） - 電子データを検索する操作
「経費申請を精算（処理または支払）する＞経費一覧画面」を参照 - 電子データを参照する操作
「経費申請を精算（処理または支払）する＞経費申請画面」を参照 - スキャナ保存でヴァージョン管理する操作
「経費を申請する」を参照
【概要図-受領】
NI Collabo 360「支払管理」
以下のステップで「スキャナ保存」、「電子取引」の対応ができます。
| Step1 | 請求書などの証憑をアップロード |
| Step2 | 記録事項「支払先」「請求日」「金額」を入力 |
| Step3 | 支払情報を登録して電子データを保管 |
| Step4 | 必要に応じて法的要件に沿った形式で検索・出力可能 |
■スキャナ保存の補足
- 請求書を紙で受け取った場合、スキャナでスキャンするかスマートフォンのカメラで撮影したデータをアップロードします。
注意事項・制限事項の「スキャナ保存のためのスキャン・写真撮影の注意事項」に留意してください。 - 適法に保管するため、書類受領後から規程で定めた入力期間（最長で2ヶ月と7営業日）以内に支払情報を登録してください。
■関連する製品マニュアル
ユーザー操作マニュアル「NI Collabo 360」＞「支払管理」
- 電子データ（請求書）の登録及び記録事項を入力する操作
「支払情報を登録する」を参照 - 電子データを検索する操作
「支払情報を検索する」を参照 - 電子データを参照する操作
「支払情報を参照する」を参照 - スキャナ保存でヴァージョン管理する操作
「支払情報を登録する」を参照
【概要図-受領】
NI Collabo 360「電帳法ストレージオプション」
以下のステップで「電子帳簿等保存（書類）」、「スキャナ保存」、「電子取引」の対応ができます。
| Step1 | 契約書などの証憑をアップロード |
| Step2 | 記録事項「取引先名」「発行日」「金額」を入力 |
| Step3 | 書類データを登録して確定することで保管 |
| Step4 | 必要に応じて法的要件に沿った形式で検索・出力可能 |
■スキャナ保存の補足
- 書類を紙で受け取った場合、スキャナでスキャンするかスマートフォンのカメラで撮影したデータをアップロードします。
注意事項・制限事項の「スキャナ保存のためのスキャン・写真撮影の注意事項」に留意してください。
書類区分が一般書類の場合、グレースケールも保存可能です。 - 適法に保管するため、書類受領または発行から規程で定めた入力期間（最長で2ヶ月と7営業日）以内に確定してください。
■保存要件の留意事項
- 書類データを確定すると電子データの訂正・削除ができなくなります。
■関連する製品マニュアル
ユーザー操作マニュアル「NI Collabo 360」＞「電帳法ストレージ」
- 電子データ（書類）の登録及び記録事項を入力する操作
「書類を保存する」「書類を確定する」を参照 - 電子データを検索する操作
「書類を検索する」を参照 - 電子データを参照する操作
「書類の内容を閲覧する」を参照 - スキャナ保存でヴァージョン管理する操作
「書類の内容を閲覧する」を参照
【概要図-授受】
Sales Quote Assistant
以下のステップで「電子帳簿等保存（書類）」、「電子取引」の対応ができます。
| Step1 | 見積書などの書類を作成 |
| Step2 | 見積書などの書類を発行 |
| Step3 | 必要に応じて法的要件に沿った形式で検索・出力可能 |
■保存要件への留意事項
- 書類を削除できないように権限を制御するなど適切な運用を行ってください。
■関連する製品マニュアル
「ユーザー操作マニュアル」＞「Sales Quote Assistant 」
【概要図-発行】
Sales Billing Assistant
以下のステップで「電子帳簿等保存（書類）」、「電子取引」の対応ができます。
| Step1 | 請求データをアップロード |
| Step2 | 記録事項「請求先」「発行日」「金額合計」を確認 |
| Step3 | 請求書を発行 |
| Step4 | 必要に応じて法的要件に沿った形式で検索・出力可能 |
■保存要件の留意事項（請求書の発行[貴社]）
- Sales Billing Assistant上で発行する請求書データは電子帳簿保存法の電子取引に該当します。
発行した請求書データはそのままSales Billing Assistant上で保管できます。 - インボイスの要件を満たすためには、以下に該当する項目があることを確認してください。
[適格請求書の場合]- 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
- 発行した請求書は削除できなくなります。
- 請求書フォームにて金額合計の設定をしてください。
請求データをPDFファイルから登録する場合は、「PDFの解析」で金額合計が解析されるように設定が必要です。
■保存要件の留意事項（請求書の受領[請求先]）
- 請求先のお客様がSales Billing Assistant上で受領する請求書データは電子帳簿保存法の電子取引に該当します。
Sales Billing Assistant上で保管もできますが、受領したお客様自身で事務処理規程に沿った適切な管理が必要です。 - 請求書マイページの「請求書一覧パーツ」の表示項目に「発行日」「金額合計」を配置してください。
上記対応で請求書を受領したお客様においても、電子取引の保存要件を満たすことができます。 - 請求先のマイページ利用区分を停止にすると、お客様は請求書マイページにログインできなくなります。
■関連する製品マニュアル
「システム設定マニュアル」＞「Sales Billing Assistant」
- 電子データ（請求書）の記録事項「金額合計」を設定する操作
「フォーム一覧」を参照
「ユーザー操作マニュアル」＞「Sales Billing Assistantt」
- 電子データ（請求書）の登録する操作
「請求データを取り込む」「請求書の発行予約をする」を参照 - 電子データを検索する操作
「請求書を検索する」を参照 - 電子データを参照する操作
「請求書を確認する」を参照
【概要図-発行】
