▶ 音声議事録機能について
リモート商談が当たり前になった今、ZoomやTeamsの録画データは手元にあるのに、商談内容を別途まとめる手間は変わっていない、そんな状況が続いていないでしょうか。「音声議事録」機能はその課題を解決します。
録画・録音データをアップロードするだけで、AIが文字起こしから要約、顧客名・面談者・案件情報の自動入力までを一貫して処理します。確認画面で内容をチェックして保存するだけで商談登録が完了します。商談が終わったらすぐに次の準備へ。議事録作成に費やしていた時間を、営業本来の仕事に使えるようになります。
▶ 操作手順
アップロードダイアログを開く
以下のいずれかの機能から、アップロードダイアログを開きます。
ＤＭＶ
商談情報欄のボタンから開きます。
もしくは ボタンから「音声議事録」メニューから開きます。
ポータルパーツ
ポータルパーツ「音声議事録」の右上の
アイコンから開きます。
もしくはポータルパーツ「情報登録」の「音声議事録」から開きます。
メニューパレット
お気に入りの「音声議事録」から開きます。
補足
- メニューパレットへの表示はお気に入りの登録が必要です。
要約タイプを選択する
アップロードするファイルごとに、「商談要約」または「議事録」を選択することで、要約内容の形式を変更することができます。ファイルのアップロード時に、チェックを付けていた方の形式で要約が行われます。
| 要約タイプ | 特徴 |
|---|---|
| 商談要約 | 提案内容や相手の反応など、次の営業活動につながる情報を重視した内容をまとめます。 |
| 議事録 | 決定事項やその経緯などを網羅的にまとめます。 システム設定「要約スタイル」の指定は要約結果に反映されません。 |
動画・音声・テキストファイルをアップロードする
商談を収録した動画・音声ファイルまたは文字起こし済みのテキストファイルをアップロードしてください。ボタンまたは枠線内にドラッグ＆ドロップでアップロードができます。同時に10件までアップロードすることができます。
補足
- 分割された動画・音声ファイルは、画面下部の結合アップロードからアップロードしてください。ファイルの日付データをもとに時間順に自動的に並べ替え、結合してアップロードします。
- アップロードできるファイルの種類は以下の通りです。
- 動画ファイル：.mp4, .mov, .mkv, .avi
- 音声ファイル：.mp3, .m4a, .wav, .amr
- テキストファイル：.txt, .vtt, .docx
- アップロードできるファイルの種類によって容量の上限があります。
- 動画・音声ファイル：最大収録時間が4時間
- テキストファイル：最大文字数が15万文字
- 動画・音声ファイルは、月に40時間 × ライセンス数までアップロードできます。
例えば、Sales Force Assistantのご契約が10ライセンスの場合、40時間 × 10ライセンスで400時間分のデータをアップロードできます。
ファイルをアップロードすると以下のような画面になります。
アップロード中はアップロードダイアログを閉じないでください。
アップロードが完了したら、アップロードダイアログを閉じてください。
要約が完了しましたら、ポータルに通知します。
SFAssistやNI Collabo Attention！を利用している場合にはプッシュ通知でお知らせします。
要約結果を確認し商談登録する
新着通知またはＤＭＶの一覧から音声議事録を開くと、商談登録の確認ダイアログが表示されます。
ダイアログには議事録から抽出した日付の予定商談が表示されます。日付・顧客が一致する予定商談がある場合、その商談情報が自動で選択された状態になります。
- ダイアログに上書きしたい予定商談がある場合はチェックを付けます。
- 予定商談の上書きではなく、新規に商談情報を登録したい場合は「新規登録」にチェックを付けてください。
- 商談日を変更すると、商談情報欄に表示される予定商談の選択肢が切り替わります。
- ダイアログ右下のボタンを押してください。
- 選択した予定商談の編集画面、または新規登録画面が開きます。
商談情報を入力する
議事録や予定商談の情報をもとに、既存の商談日時・顧客情報・面談者・案件情報・商談内容などが自動で入力されます。内容をご確認のうえ、必要な箇所を修正してボタンをクリックしてください。
自動で入力される項目
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 顧客名 | ファイル名や文字起こしから会社名を特定してセットします。 |
| 面談者 | 文字起こしから氏名を特定してセットします。 |
| 商談日・商談時間 | 音声ファイルの内容や時間などから特定してセットします。 |
| 担当者 | 操作者本人を自動でセットします。 |
| 同行者 | NI Collabo 360のスケジュールと照合しセットします。 |
| 案件名 | 顧客・予定商談情報から引き当てセットします。 |
| 納入機器情報 | 「マッピングアシストアプリ」からファイルをアップロードした時のみ情報をセットできます。アップロード元の納入機器情報がセットされます。 |
| 商談内容 | 文字起こしの要約が自動でセットされます。 要約の文章構成は、システム設定の「要約スタイル」で選択することができます。 |
| 次回予定 | 次回商談の日時・内容（準備・課題等）を自動でセットします。 |
| ToDoメモ | 文字起こしからToDoを自動抽出してセットします。 |
| 顧客の声分類・顧客の声 | 商談内容から、要望・クレームを判定、要約してセットします。 |
▶ 誤ってアップロードした音声・動画ファイルを削除する
誤って音声・動画ファイルをアップロードした場合など、削除が必要なときは、ＤＭＶまたはポータルパーツの一覧から削除してください。
補足
- ポータルがグリッド形式の場合は、ポータルパーツを展開してから削除してください。
▶ ご利用にあたっての注意事項
- ファイルのアップロード中は、ブラウザを開いたままにしてください。
アップロード完了後は、ブラウザを閉じても問題ありません。 - 確認漏れを防ぐため、当日の音声議事録は他のユーザーのDMVからも閲覧できます。
- スマートフォンのレコーダーで作成した文字起こしデータは、アプリ「SFAssist」からアップロードできます。
- スマートフォンで録音した音声ファイルは、一度パソコンに転送してからアップロードしてください。パソコンへの転送方法は、ご利用のスマートフォンメーカーの手順をご確認ください。